Programmasecretaris Open op Orde

ip. 006000

Politie

Met het programma Open op Orde realiseren we de versnellingsagenda voor het op orde brengen van de informatiehuishouding, in opdracht van het demissionair kabinet-Rutte III. Hiermee werken we aan het vergroten van het vertrouwen in de overheid. Dit doen we door maatregelen te treffen om de informatiehuishouding organisatie breed beter op orde te brengen. Dit uit zich onder andere in meer transparante en duurzaam toegankelijke informatie, waarbij voldaan moet worden aan de betreffende wet- en regelgeving. Daarbij is het noodzakelijk dat niet alleen de (administratieve) processen en systemen op orde zijn, maar ook dat iedere medewerker zich bewust is van het belang van informatie en hoe we informatie verwerken.

Om dit te bereiken is binnen de politie een programmaorganisatie opgezet, en wordt gewerkt met een jaarlijks actieplan. Als lid van de programmastaf speelt de programmasecretaris binnen dit alles een centrale en verbindende rol, zowel t.a.v. Advies als t.a.v. Uitvoering binnen de besturing van het programma. Omdat het programma nu de laatste 2 jaar ingaat (realisatie en overdracht aan de lijn), is het extra belangrijk dat de inrichting en het functioneren van het programma in onderlinge samenhang plaatsvinden. Vanuit een QA-rol adviseert, monitort en beoordeelt de programmasecretaris dan ook het functioneren van het programma / de programmaorganisatie t.a.v. Integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit van o.a. Rapportages, overlegvormen, urenregistratie, budgettering en jaarplan. Continuïteit hiervan is erg belangrijk; wegens het vacant worden van deze opdracht per 1 mei 2025 en het ontbreken van deze expertise in het programmateam.

Doelstelling

Het doel van deze opdracht is, om vanuit een programmasecretariële QA-rol het programma / de programmaorganisatie Open op Orde politie dusdanig te laten functioneren, dat de doelstellingen van het jaarplan Open op Orde politie 2025 zoveel mogelijk gerealiseerd kunnen worden. Daartoe zorgt de programmasecretaris er middels advies, monitoring en beoordeling voor, dat de inrichting van de programmaorganisatie zo optimaal mogelijk scoort op 'integraliteit', 'doelgerichtheid' en 'kwaliteit'. Dit betreft de overleggen, rapportages, urenregistratie, budgettering, portfolio's, registratiesystemen en communicatie met stakeholders (o.a. Ministerie van BZK) die plaats zullen moeten vinden van april t/m december 2025.

De evaluatie van de doelstellingen van het Jaarplan Open op Orde politie 2025 wordt vastgelegd in het jaarplan Open op Orde politie 2026. Met de oplevering eind 2025 van het conceptjaarplan Open op Orde politie 2026 eindigt deze opdracht.

Op te leveren resultaat:
1. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor de tijdige aanlevering van de volgende rapportages, getoetst vanuit de QA-rol op integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit:

- Extern: de financiële tussenrapportage POK-IHH politie t.b.v. Het Secretariaat Programma Open Overheid van het ministerie van BZK per 01-05-2025; 
- Extern: input vanuit Open op Orde voor de tertaalrapportages t.b.v. Het ministerie van JenV & het directoraat-generaal PenV over de tertalen T1, T2 en T3 van 2025;
- Intern: de maandelijkse hoofdpuntenrapportages Open op Orde t.b.v. Het Project Management Office van de sector Project-, Programma- en Interim Management over de maanden april t/m december 2025;
- Intern: de maandelijkse Voortgangsrapportages Open op Orde t.b.v. De eigen programmaorganisatie over de maanden april t/m december 2025;
- Intern: input vanuit Open op Orde voor de tertaalrapportages t.b.v. De directie Facility Management over de tertalen T1, T2 en T3 van 2025.

2. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor tijdige aanlevering van programma-informatie, getoetst vanuit de QA-rol op integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit, t.b.v.:

- De kaderbrief 2026-2029 (vóór december 2025);
- Het boardplan GOMM 2026 (vóór december 2025);
- Het jaarplan PDC 2026 (vóór december 2025);
- Het jaarplan FM 2026 (vóór december 2025);
- De factsheet realisatie (vóór december 2025);
- Het IV-portfolio 2026 (vóór december 2025);
- Het CTO-portfolio 2026 (vóór december 2025);
- Het HRM-portfolio 2026 (vóór december 2025).

3. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor het organiseren van de volgende overleggen en bijeenkomsten, getoetst vanuit de QA-rol op integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit:

- De stand-up (wekelijks) in weken t/m 52 2025;
- Het programmastafoverleg (wekelijks) in weken t/m 52 2025;
- Het kernteamoverleg (wekelijks) in weken t/m 52 2025;
- Het projectleidersoverleg (maandelijks) in de maanden t/m december 2025;
- Het programmateamoverleg (maandelijks) in de maanden t/m december 2025;
- Het vooroverleg programmaboardoverleg (6-wekelijks) in de maanden t/m november 2025;
- Het programmaboardoverleg (6-wekelijks) in de maanden t/m december 2025;
- De teamdag Open op Orde 2025 (eenmalig) in juli of augustus 2025;
- De eindejaarsbijeenkomst Open op Orde 2025 (eenmalig) in december 2025.
 

4. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor het opstellen/onderhouden van de volgende overzichten, getoetst vanuit de QA-rol op integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit:

- De urenforecast en -realisatie Open op Orde t.b.v. Het programmamanagement Open op Orde (maandelijks) over de maanden t/m november 2025;
- De urenrealisatie Open op Orde en E-mailarchivering t.b.v. De financial controller FUO Open op Orde (maandelijks) over de maanden t/m november 2025;
- De jaarkalender Open op Orde 2025 t.b.v. Het programmateam Open op Orde (continu gedurende t/m december 2025);
- Het conceptjaarplan Open op Orde politie 2026 t.b.v. Het Secretariaat Programma Open Overheid van het ministerie van BZK, het programmateam & de Programmaboard Open op Orde en stakeholders daarbuiten (op te leveren in december 2025).

5. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor de inrichting en het up-to-date zijn van programma-informatie, getoetst vanuit de QA-rol op integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit, t.a.v. De volgende systemen:

- PD-BVCM-Personeel & Resource planning: urenregistratiesysteem voor het registreren van personeelsuren, besteed aan Open op Orde (continu gedurende t/m december 2025);
- Fortes Change Cloud: projectmanagementsysteem voor Open op Orde (continu gedurende t/m december 2025);
- Mappen & schijven: programmamap Open op Orde incl. Submappen op een netwerkschijf (continu gedurende t/m december 2025);
- Standaard mappen autorisatie registratie Tool: autorisatiesysteem voor toegang tot de programmamap op de netwerkschijf (continu gedurende t/m december 2025).

Daarnaast allerhande vormen van ad hoc advies (o.a. T.a.v. Procesverbeteringen) en communicatie, nodig om t/m december 2025 de doelstellingen van het Jaarplan Open op Orde politie 2025 te realiseren.

Verantwoordelijkheden

- De programmasecretaris Open op Orde is verantwoordelijk voor de tijdige oplevering van diverse interne en externe maatwerkrapportages, portfolio- en jaarplaninformatie betreffende het programma Open op Orde, en de toetsing hiervan op integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit
- De programmasecretaris Open op Orde is verantwoordelijk voor de organisatie van diverse overlegvormen en bijeenkomsten binnen het programma Open op Orde, en de toetsing hiervan op integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit.
- De programmasecretaris Open op Orde is verantwoordelijk voor de organisatie van diverse overlegvormen en bijeenkomsten binnen het programma Open op Orde, en de toetsing hiervan op integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit.
- De programmasecretaris Open op Orde is verantwoordelijk voor constant advies t.a.v. Het gebruik en de inrichting van diverse systemen binnen het programma Open op Orde, en de toetsing hiervan op integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit.

Contacten

- De programmateamleden
- De programmaboardleden
- De financiële administratie
- De directieassistentes
- Het Secretariaat en Controlling Programma Open Overheid (MinBZK)

Opleiding

Eis:
De kandidaat heeft een erkend, volledig, volwaardig en afgerond diploma op WO niveau in de richting van organisatiekunde, bedrijfskunde, bestuurskunde of soortgelijk. Tevens voldoet ook een erkend, volledig, volwaardig en afgerond MBA-diploma. 

Eis:
De kandidaat heeft een aantoonbare certificaat Prince 2.

Wens:
De kandidaat heeft een aantoonbaar afgerond certificaat P3O, Foundation of Management of Portfolios of Lean Six sigma of soortgelijk.

Professionele kennis en werkervaring

Eisen:
- De kandidaat heeft in de afgelopen 10 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met het coördineren van programma's binnen overheidsorganisaties in de rol van programmasecretaris.
- De kandidaat heeft in de afgelopen 10 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met portfoliomanagement binnen overheidsorganisaties in de rol van programmasecretaris.

Wensen:
- De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met ZBO's, provinciale overheden en/of uitvoeringsorganisaties van de Rijksoverheid.
- De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met overheidsprogramma's t.a.v. Informatiehuishouding.
- De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met programma's met een totaal budget van tenminste € 20.000.000,-.
- De kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen de politieorganisatie. 

Competenties

Flexibiliteit:
Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.

Netwerkvaardigheid:
Ontwikkelt en onderhoudt relaties binnen en buiten de eigen organisatie en benut deze voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking.

Proactiviteit:
Signaleert, adviseert en implementeert proactief verbetermogelijkheden. Wijst proactief en tijdig op te behalen deadlines.

Presentatie:
Presenteert feiten, meningen en ideeën op een heldere wijze. Maakt hierbij gebruik van relevante communicatiemiddelen.

Probleemanalyse:
Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.

Samenbinding:
Draagt bij aan de onderlinge verbondenheid van een groep. Is in staat om anderen tot gewenste acties aan te zetten en bij te sturen.

Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid:
Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke en correcte Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk. Communiceert op begrijpelijke wijze over allerhande zaken en houdt anderen daarmee op de hoogte.

De Externe is inzetbaar vanaf 01-05-2025 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31-12-2025 voor 36 uur per week. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Let op:

Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP'ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld in PDF-formaat, van maximaal 7 pagina's A4.
• De kandidaat heeft een erkend, volledig, volwaardig en afgerond diploma op WO niveau in de richting van organisatiekunde, bedrijfskunde, bestuurskunde of soortgelijk. Tevens voldoet ook een erkend, volledig, volwaardig en afgerond MBA-diploma.
• De kandidaat heeft een aantoonbare certificaat Prince 2.
• De kandidaat heeft in de afgelopen 10 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met het coördineren van programma's binnen overheidsorganisaties in de rol van programmasecretaris.
• De kandidaat heeft in de afgelopen 10 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met portfoliomanagement binnen overheidsorganisaties in de rol van programmasecretaris.
• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met ZBO's, provinciale overheden en/of uitvoeringsorganisaties van de Rijksoverheid.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met overheidsprogramma's t.a.v. Informatiehuishouding.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met programma's met een totaal budget van tenminste € 20.000.000,-.
• De kandidaat heeft een aantoonbaar afgerond certificaat P3O, Foundation of Management of Portfolios of Lean Six sigma of soortgelijk
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen de politieorganisatie.
• Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee)
• Voor detacheerders: Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.