Managementassistent

ml. 0004727

Gemeente Rotterdam 

Waar ben jij van?

Jij wil met jouw organisatorisch talent onze afdeling, en daarmee de stad, graag vooruithelpen. Jij levert graag je bijdrage in een dynamische werkomgeving, als spin in het web kom jij graag de afdeling Financial Reporting versterken.

Jouw functie

De werkweek van een managementassistent Financial Reporting saai? Dacht het niet. Elke dag is weer anders. De managementassistent:

• Maakt en bewaakt afspraken, plant vergaderingen en beheert de agenda van de MT leden;
• Fungeert als aanspreekpunt voor het MT;
• Plant activiteiten, volgt en bewaakt de uitvoering en rapporteert daarover;
• Verstrekt zowel mondeling als schriftelijk en digitaal informatie aan collega's;
• Verricht administratief en organisatorisch ondersteunende werkzaamheden, archiveert documenten, handelt correspondentie af, stelt mails;
• Organiseert vergaderingen en notuleert vergaderingen, verzorgt besluiten- en actielijsten, bewaakt de afhandeling en de voortgang van gemaakte afspraken en signaleert knelpunten;
• Organiseert bijzondere bijeenkomsten; regelt daarvoor alle organisatorische en secretariële werkzaamheden, zoals reserveren ruimte en catering, opstellen agenda, uitnodigen deelnemers en desgewenst notuleren.

Jouw profiel

Als managementassistent weet jij als geen ander dat agendabeheer, telefoonverkeer, correspondentie, plannen, organiseren én het omgaan met meerdere mailboxen, gesneden koek is. Ook kun je gemakkelijk schakelen en verbindingen leggen tussen diverse onderwerpen die binnen de afdeling spelen. Wij zoeken een enthousiaste collega die in eerste instantie voor de afdeling Financial Reporting gaat werken maar die ook gemakkelijk de samenwerking opzoekt met de andere Managementassistenten binnen de directie en daar waar nodig collegiaal te hulp schiet. Iemand die een  een klantgerichte instelling heeft, assertief is als het moet en beschikt over de nodige flexibiliteit. Daarnaast weet je om te gaan met gevoelige en/of vertrouwelijke informatie en vervul je soms de rol van sparringspartnervoor de teamleiders.

Eisen

• Je bent minimaal in het bezit van een afgeronde mbo-4 opleiding;
• Je hebt minimaal één jaar ervaring in een vergelijkbare functie, deze ervaring heb je in de afgelopen 3 jaar opgedaan;
• Kennis van en ervaring met de volgende systemen MS Office,Outlook Oracle en Topdesk;
• Je hebt ervaring met het notuleren van vergaderingen;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.

Wensen

•  Je hebt ervaring binnen een gemeente of andere (semi) overheidsinstelling.

De afdeling

De afdeling Financial Reporting (FR) maakt onderdeel uit van het cluster BCO en voert regie op de financiële producten van het Planning & Controlproces, zoals de begroting en de jaarrekening.  Met ongeveer 140 collega's zorgen wij ervoor dat het concern aan zijn begrotings- en verantwoordingsplicht kan voldoen.

Wij adviseren het management - afdelingsmanagers, programmamanagers en directies- over de voortgang van het primaire proces en de projecten ten opzichte van de financiële doelstellingen en zijn alert dat het management tijdig besluiten neemt.

Je komt binnen Financial Reporting terecht in een hoog-professionele omgeving met relatief veel jonge mensen, een dynamisch managementteam met een aangename sfeer. In het managementteam staan collega's voor elkaar klaar en denken met elkaar mee. Samen schouders eronder en aanpakken.

Onze organisatie

De afdeling Financial Reporting (FR) maakt onderdeel uit van het cluster BCO en voert regie op de financiële producten van het Planning & Controlproces, zoals de begroting en de jaarrekening.  Met ongeveer 140 collega's zorgen wij ervoor dat het concern aan zijn begrotings- en verantwoordingsplicht kan voldoen.

Wij adviseren het management - afdelingsmanagers, programmamanagers en directies- over de voortgang van het primaire proces en de projecten ten opzichte van de financiële doelstellingen en zijn alert dat het management tijdig besluiten neemt.

Je komt binnen Financial Reporting terecht in een hoog-professionele omgeving met relatief veel jonge mensen, een dynamisch managementteam met een aangename sfeer. In het managementteam staan collega's voor elkaar klaar en denken met elkaar mee. Samen schouders eronder en aanpakken.

Let op:

Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• Je bent minimaal in het bezit van een afgeronde mbo-4 opleiding;
• Je hebt minimaal één jaar ervaring in een vergelijkbare functie, deze ervaring heb je in de afgelopen 3 jaar opgedaan;
• Kennis van en ervaring met de volgende systemen MS Office,Outlook Oracle en Topdesk;
• Je hebt ervaring met het notuleren van vergaderingen;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
•  Je hebt ervaring binnen een gemeente of andere (semi) overheidsinstelling.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen