Project Management Ondersteuner

ml. 0004248

Gemeente Rotterdam 

Waar ben jij van?

Jij bent onze spin in het web die met frisse energie voor het programma Huisvesting Anders Werken en het Integraal Huisvestingsplan Concernhuisvesting procesmatige ondersteuning biedt. Een onmisbare speler binnen het programmateam en onderliggende opgaventeams!

Jouw functie

Het werk dat je doet is zeer divers en afwisselend. Het gaat om agendering en verslaglegging van relevante overleggen, agendabeheer, het beheer van actie- en besluitenlijsten, archivering, project-administratie, het bewaken van de voortgang en het regelen van een locatie en de organisatie van een bijeenkomst. Kennis van huisvesting en facilitaire zaken is handig.

Taken en verantwoordelijkheden

Als Programma Management Ondersteuner ben je verantwoordelijk voor:

• Agendering en verslaglegging;
• Agendabeheer;
• Beheren actie en besluitenlijsten;
• Archivering;
• Administratie en administratieve afhandeling;
• Bewaken voortgang;
• Bijeenkomsten en locaties regelen;

Jouw profiel

Als Project Management Ondersteuner heb je ambitie en potentie om door te groeien. Je beschikt over een zakelijke, flexibele en klantgerichte werkhouding. Verder zoeken wij een echte verbinder met goede contactuele eigenschappen. Je bent flexibel inzetbaar en bent in staat te schakelen tussen verschillende soorten taken. Vooral iemand die zich niet met een kluitje in het riet laat sturen en meedenkt in het oplossen van hetgeen er moet gebeuren en doorgaat tot de Job Done is. Als vraagbaak, regelaar en helpende hand is het belangrijk dat je zaken proactief oppakt en het overzicht bewaart. Je ziet het werk dat gedaan moet worden en pakt dit waar mogelijk zelf op.

Eisen

•  Je beschikt over een afgeronde MBO 4 opleiding;
• Je beschikt over mbo+ werk- en denkniveau;
• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring in een ondersteunende functie met werkzaamheden zoals agendabeheer, administratieve afhandeling en het regelen van bijeenkomsten;
• Je hebt een training zoals Agile of Lean afgerond;
• Je hebt minimaal 3 maanden ervaring met werken bij een overheidsinstantie of een gemeentelijke organisatie met meer dan 250.000 inwoners.

Wensen

• Je hebt kennis van (concern)huisvesting en facilitaire dienstverlening;
• Je hebt kennis van en ervaring met Oracle E-Business Suite (EBS) en Oracle Cloud en Planon;
• Je hebt systeemkennis van MS Office Suite, met name Excel (kennis van geavanceerde formules en functies, analyseren met draaitabellen, grafieken en draaigrafieken).

De afdeling

De afdeling Informatiemanagement & Projecten is onderdeel van de directie IIFO (Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek) binnen het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning van de gemeente Rotterdam.

Het Projectbureau is ondergebracht binnen de afdeling Informatiemanagement & Projecten en is de spin in het web wanneer het gaat om de projecten die hoofdzakelijk vanuit deze afdeling worden uitgevoerd. Door de medewerkers van het Projectbureau worden projecten en programma's ondersteund bij de inrichting, advisering, bemensing en rapportages.

Onze organisatie

Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning is de spil van de gemeentelijke organisatie en maakt kaders voor het hele concern. Zij zorgt enerzijds dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen en de schakel is tussen de burgers, het stadsbestuur en de gebieden. Anderzijds is het cluster de schakel met de overige (beleids)clusters op het gebied van bedrijfsvoering. ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie zijn gebundeld. Zo levert het cluster haar bijdrage die de organisatie nodig heeft bij het uitvoeren van haar werk voor de stad.

Let op:

Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

•  Je beschikt over een afgeronde MBO 4 opleiding;
• Je beschikt over mbo+ werk- en denkniveau;
• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring in een ondersteunende functie met werkzaamheden zoals agendabeheer, administratieve afhandeling en het regelen van bijeenkomsten;
• Je hebt een training zoals Agile of Lean afgerond;
• Je hebt minimaal 3 maanden ervaring met werken bij een overheidsinstantie of een gemeentelijke organisatie met meer dan 250.000 inwoners.
• Je hebt kennis van (concern)huisvesting en facilitaire dienstverlening;
• Je hebt kennis van en ervaring met Oracle E-Business Suite (EBS) en Oracle Cloud en Planon;
• Je hebt systeemkennis van MS Office Suite, met name Excel (kennis van geavanceerde formules en functies, analyseren met draaitabellen, grafieken en draaigrafieken).
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen