Functiebeschrijving
Managementondersteuning is centraal ondergebracht bij de afdeling Bedrijfsvoering. Voor het onderdeel Bij12 zijn we tijdelijk op zoek naar een extra managementondersteuner i.v.m. Het aanstaande pensioen van een collega later in dit jaar. Het kantoor van BIJ12 is in Utrecht gevestigd. Dit wordt ook je standplaats. Het andere kantoor van de vereniging staat in Den Haag.
Wat ga je doen
- Samen met je collega ondersteun je de unitmanagers van BIJ12 bij de organisatie van hun taken en verantwoordelijkheden;
- Het bewaken van hun (complexe) agenda's;
- Regel je in en externe afspraken;
- Verzorg je de planning bij, bijvoorbeeld, werving en selectie;
- Ben je een sparringpartner voor de managers;
- Je zorgt ervoor dat de processen (bijvoorbeeld onboarden, persoonlijke werkafspraken) soepel verlopen;
- Verder bereid je vergaderingen en overleggen voor en zorg je dat afspraken worden nagekomen en je bewaakt de acties en termijnen die hieruit voortkomen;
- Daarnaast verzorg je correspondentie en onderhoud je contact met secretariaten van directeuren en bestuurders bij provincies en andere relevante partners.
Je werkt nauw en collegiaal samen met de andere managementondersteuners en facilitaire collega's binnen Bedrijfsvoering. Kortom: jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes verloopt.
Let op: Door de huidige wetgeving rondom de Wet DBA en de aard van de werkzaamheden bieden wij deze opdracht uitsluitend aan op basis van een tijdelijk loondienstverband. Factureren als zzp'er is niet mogelijk, ook niet vanuit je eigen BV. Zzp'ers worden daarom tijdelijk op onze payroll geplaatst.
10 maanden | 32-36 uur per week | 0,89-1 fte
Eisen:
- Een afgeronde MBO opleiding niveau 4 directiesecretaresse of vergelijkbaar;
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie.
Wensen:
- Ervaring met gebruikersondersteuning / communicatietaken;
- Ervaring met het werken binnen een overheidsorganisatie;
- Kennis en ervaring met administratieve werkzaamheden.
€34 - €42 per uur