Managementondersteuner bij de directie veiligheidsbeleid schaal 7

Managementondersteuner bij de Directie Veiligheidsbeleid schaal 7 Ministerie van Buitenlandse Zaken

Functieomschrijving

3 redenen waarom dit jouw baan is:

• Omdat je een teamspeler bent die bijdraagt aan gezamenlijke doelen. Je doet het samen!
• Omdat jij je hoofd koel houdt bij tegenslag of tijdsdruk. Jij laat je niet gek maken!
• Omdat jij verandering durft aan te brengen in jouw prioriteiten. Improviseren en experimenteren vind je leuk.

Jij doet het:

Als managementondersteuner ben jij verantwoordelijk voor de volledige secretariële, logistieke en administratieve ondersteuning van de afdeling Wapenbeheersing en Ontwapening. Samen met 5 collega's ben jij het kloppend hart van de directie.

Wat ga je doen?

Denk hierbij aan:

• Beheren van agenda's, waarbij je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten.
• Beheren van de mailboxen, waarbij je zelfstandig vragen kunt afhandelen of zorgt voor een goede doorgeleiding van de berichten. Dat doe je ook bij het afhandelen van telefoontjes en afspraken.
• Organiseren van vergaderingen en de verslaglegging hiervan. Uiteraard zorg je ervoor dat daarbij de bijbehorende stukken aanwezig zijn (inclusief accreditaties).
• (Mede)organiseren van evenementen: naamkaartjes, locatie boeken, uitnodigingen versturen etc.
• Kennis hebben (op hoofdlijnen) van wat er speelt op dossiers van verschillende medewerkers.
• Boeken van dienstreizen.

Dit is geen uitputtende lijst. Je krijgt de vrijheid om taken die je goed liggen op te pakken, je maakt keuzes en handelt ernaar. Hybride werken behoort tot de mogelijkheid.

Werk je graag iets minder uren? Dan behoort 32 uur werken tot de mogelijkheid.

Een dag uit het leven van een managementondersteuner bij de DVB/WO:

Als ik arriveer op kantoor, neem ik een kop koffie en wordt de laptop opengeklapt. Terwijl ik de agenda check van mijn afdelingshoofd en de dienst mailbox doorneem, groet ik de collega's die binnenkomen. Sommige collega's maken even een praatje of hebben gelijk een vraag. Het is 08:55 en over 5 minuten begint het afdelingsoverleg. Ik loop naar de vergaderzaal om te controleren of deze in orde is. Ondertussen kom ik een van de cluster coördinatoren tegen die vraagt of ik een selectiegesprek wil verzetten en benieuwd is naar het programma van de heidag. De Save the Date staat in zijn agenda zegt hij! Leuk hij heeft er zin in. Ik ben weer terug bij mijn bureau en begin met de mailtjes die prioriteit hebben. De contactpersoon van de heidag locatie heeft ook gemaild met een superleuk dagprogramma. Heel fijn, dit ga ik bespreken vanmiddag met het afdelingshoofd. Binnenkort ga ik langs op locatie om het definitieve programma met ze door te nemen. Het is inmiddels tijd voor het wekelijks secretariaatsoverleg en een medewerker vraagt nog snel naar het reserveren van een vergaderzaaltje. Mijn collega managementondersteuner neemt het van mij over, zodat ik voor ons kan inbellen. Nadat de belangrijke werkzaken zijn besproken en de datum is geprikt voor de Sint-surprise middag met elkaar, ga ik met collega's naar buiten om een broodje te halen voor de lunch. Zo weer energie voor de middag! Er moeten gasten worden opgehaald beneden bij de receptie voor de vergadering die over 30 minuten begint. Niet vergeten om de kar met koffie en thee in de vergaderzaal te zetten. Ook controleer ik of de stukken voor de vergadering in orde zijn, voordat het geprint kan worden. Een medewerker vraagt om nieuwe nietjes. Dat kan ik mooi combineren met het halen van de prints. Het is tijd voor een kop thee met het afdelingshoofd om de agenda en de team building dag door te bespreken. Dat doen we in de koffiebar op de 4e etage. Kan ik daarna gelijk de post ophalen bij de postkamer. Terug gekomen bij mijn bureau boek ik de vlucht en hotel voor mijn afdelingshoofd voor de dienstreis over 2 weken, zoals besproken tijdens de koffie date. Daarna neem ik de mails door, maak ik mijn to do lijst voor de volgende dag en sluit mijn laptop af. Ik wens mijn collega's een fijne avond, de werkdag is voorbij gevlogen!

Functie-eisen

Herken je jezelf in de woorden organisatietalent, geduldig en secuur? Plannen en organiseren is een van jouw sterkste eigenschappen. Ook in drukke periodes blijf je rustig en behoud jij het overzicht. Je bent goed in het stellen van prioriteiten. De balans tussen klantgerichtheid en assertiviteit weet jij goed te bewaken.

• Je hebt MBO werk-/denkniveau, bij voorkeur heb je een opleiding gevolgd in secretariële of administratieve richting.
• Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring met bovengenoemde taken.
• Je beschikt over zeer goede Nederlandse en Engelse taalvaardigheid, zowel in woord als geschrift.
• Jouw plan- en organisatietalent komt tot uiting door prioriteiten te bepalen, systematisch te werken en te zorgen dat jouw planning altijd actueel en volledig is.
• Klantgerichtheid laat je zien door duidelijk te zijn over mogelijkheden en onmogelijkheden, wensen van klanten te voorzien en daarop in te spelen en de balans tussen klantgerichtheid en assertiviteit goed te bewaken.
• Je blijft geduldig in de omgang en gestructureerd werken wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep op je doen. Ook in drukke periodes en bij tegenslag houdt jij op een zakelijke en kalme manier alle ballen in de lucht.

Ook als je niet aan alle functie-eisen voldoet, hoeft dat geen obstakel te vormen. We nodigen je uit te solliciteren, zodat we de mogelijkheden in een gesprek met je kunnen verkennen.

Arbeidsvoorwaarden

• Een individueel keuzebudget (IKB) van 16,5% van je jaarsalaris. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen;
• De mogelijkheid om deels thuis te werken (hybride werken);
• Zelfontwikkeling moedigen we aan en wij hebben dit goed geregeld. Via onze Academie voor Internationale Betrekkingen worden veel trainingen, cursussen en opleidingen aangeboden.
• 208 vakantie-uren op basis van fulltime (144 wettelijke vakantie-uren en 64 IKB-uren);
• Een volledige OV-vergoeding (2e klas) voor woon-werkverkeer;
• Een mooie werklocatie naast het Centraal Station in Den Haag;
• De mogelijkheid om je thuiswerkplek in te richten en een thuiswerkvergoeding.

Bijzonderheden

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, een sollicitatiegesprek, mogelijk een klikgesprek, een selectieassessment, beide taaltoetsen Nederlands en Engels en een veiligheidsonderzoek B. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• Als je start krijg je bij ons een jaarcontract, welke bij goed functioneren wordt omgezet naar een vast dienstverband.
• Ambities of raak je snel uitgekeken? Bij BZ hebben wij een overplaatsbare dienst. Dat wil zeggen dat (bijna) alle collega's iedere paar jaar een andere functie, binnen een andere directie, gaan doen. De plaatsingsduur voor deze functie betreft maximaal 7 jaar. Daarna ga je aan de slag bij een nieuwe directie en/of in een nieuwe functie.
• De gesprekken vinden plaats in februari of maart.

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.