Bureau managementondersteuning

Bureau managementondersteuning Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Functieomschrijving

De Penitentiaire Inrichting (PI) Nieuwegein staat voor veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie. Samen met ketenpartners en gedetineerden werken we aan succesvolle re-integratie in de samenleving. Als Bureau Management Ondersteuner (BMO) speel jij een sleutelrol in het ondersteunen van de directie bij het realiseren van deze missie.

Jouw rol

Als Bureau Management Ondersteuner ligt jouw focus op het efficiënt ondersteunen van het management. Met jouw klantgerichte en stressbestendige instelling houd je altijd het overzicht en bewaak je de rust - zelfs wanneer er veel op je afkomt. Je werkt op locatie in Nieuwegein en fungeert als aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe partijen, waarmee je direct het visitekaartje van de directie bent.

Je takenpakket is breed en veelzijdig, met administratieve en secretariële verantwoordelijkheden. Dankzij jouw ondersteuning kan het management zich volledig richten op inhoudelijke vraagstukken.

Administratie en coördinatie:

Jij bent verantwoordelijk voor het beheer van het digitale archief, inclusief post en dossiers. Daarnaast stel je brieven, besluiten en nota's op basis van globale aanwijzingen op. Je verzamelt, ordent en verwerkt administratieve en cijfermatige gegevens en stelt heldere overzichten samen.

Vergaderingen en bijeenkomsten:

Je organiseert vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding. Dit omvat het verzamelen van benodigde stukken, het plannen van de agenda en het uitnodigen van deelnemers. Tijdens de vergaderingen maak je notulen en stel je actielijsten op, zodat alle afspraken en beslissingen nauwkeurig worden vastgelegd.

Agendabeheer:

Jij beheert de agenda van de directie en bewaakt dat afspraken worden nageleefd. Eventuele knelpunten in de planning signaleer je proactief, en je denkt mee over oplossingen om de agenda efficiënt en overzichtelijk te houden.

Vraagbaak en aanspreekpunt:

Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe partijen. Je coördineert uiteenlopende vragen en zet acties uit bij de juiste personen binnen of buiten de organisatie. Daarmee ben jij een belangrijk visitekaartje van de directie.

Post- en informatiestroom:

Binnengekomen post en andere informatie beoordeel je nauwkeurig. Je bepaalt prioriteiten, leidt berichten door naar de juiste personen en bewaakt de samenhang in de informatiestroom.

Bezoekers ontvangen:

Je ontvangt en begeleidt bezoekers van de directie, waarbij je zorgt voor een professionele en gastvrije ontvangst.

Ondersteuning van dagelijkse processen:

Je ondersteunt bij algemene organisatorische en administratieve taken, zoals het bewaken van kleine budgetten, het verzorgen van interne bestellingen en het opstellen van het piketrooster voor de directieleden.

Functie-eisen

• Je hebt een mbo 4-opleiding op secretarieel gebied afgerond en ruime werkervaring in een soortgelijke functie, bijvoorbeeld als secretaresse, managementondersteuner of directiesecretaresse.
• Je hebt ruime notuleerervaring en een dienstverlenende en proactieve instelling.
• Je werkt zorgvuldig en netjes.
• Je bent collegiaal, representatief, energiek en gericht op samenwerking.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en de Engelse taal op basisniveau (conversatie).
• Je bent vaardig met Microsoft Office-toepassingen.