Managementondersteuner

Functieomschrijving

Ben jij een kei in het verzorgen van secretariële ondersteuning, maar kun en wil je ook meer dan dat? Werk je graag zelfstandig en zoek je een gevarieerde baan? Kom dan werken bij het PBL!

Als onze nieuwe managementondersteuner ben je de steun en toeverlaat van je manager en de spin in het web van de sector (afdeling) Integrale Beleidsanalyse Leefomgeving. Je speelt een verbindende rol, je ontzorgt primair je manager maar ook de sector-medewerkers, en je bent een natuurlijk aanspreekpunt. Je weet wat er speelt, anticipeert daarop en hebt geen aansporing nodig om te zorgen dat alles op rolletjes loopt. Je werkt nauw samen met de sectorsecretaris en de andere managementondersteuner binnen IBL. Samen met de andere elf managementondersteuners binnen de gehele organisatie vorm je tegelijkertijd ook een team. Jullie vervangen elkaar bij vakanties en ziekte en werken makkelijk samen, bijvoorbeeld bij evenementen of in drukke periodes.

Je taken zijn gevarieerd en geven veel ruimte voor eigen inbreng:

• Je beheert de agenda van het sectorhoofd en plant afspraken, dienstreizen en overleggen (en notuleert daar soms ook bij).
• Waar mogelijk ondersteun je bij (de voorbereiding van) het werk van je manager, onder meer door te zorgen dat stukken compleet zijn (evt. In iBabs), dat overlegagenda's opgesteld zijn en dat ze gedeeld worden.
• Je biedt ondersteuning bij de financiële administratie van de sector, zoals het maken van opdrachten voor externe partijen, het invoeren van inkoopplannen in SAP en het afhandelen van declaraties.
• Je helpt mee bij het organiseren van bijeenkomsten en bij het aanmelden en ontvangen van de bezoekers daarvan.
• Je zorgt voor een goede afhandeling van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, email en post), ook in de mailbox van je manager.
• Ten slotte bied je algemene (administratieve) ondersteuning en ben je vraagbaak voor de collega's uit jouw sector.

Functie-eisen

Je bent een expert in plannen en organiseren. Daarvoor is het nodig dat je prioriteiten kunt stellen, pro-actief bent en je zaakjes op tijd geregeld hebt. Maar ook dat je flexibel bent en de planning last-minute kunt omgooien, omdat zaken soms toch anders lopen. Competenties die je daar bij nodig hebt, zijn oplossingsgerichtheid, pro-activiteit en stressbestendigheid.

Omdat je vanuit je functie veel contact hebt met zowel met collega's als met externe partijen, is het belangrijk dat je goed kunt samenwerken en dat ook leuk vindt. Ook vinden anderen het fijn om met jou samen te werken, omdat je betrouwbaar, discreet en empatisch bent.

• Je hebt een relevante opleiding gevolgd (bijvoorbeeld MBO4 secretarieel) en functioneert op MBO niveau 4.
• Je hebt meerdere jaren werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Digitaal werken is voor jou vanzelfsprekend en je kunt goed overweg met MS Office.
• Je hebt kennis van SAP en TEM. Ervaring en affiniteit met financiële administratie is een pré.
• Je communiceert helder, mondeling en schriftelijk, ook in het Engels.

Voldoe je (nog) niet aan de functie-eisen of heb je aangepaste werkomstandigheden nodig? Licht dan in je motivatiebrief toe hoe jij een bijdrage kunt leveren aan onze organisatie en wat je daarvoor (van ons) nodig hebt. We kijken graag hoe we een match kunnen maken waarbij jij goed tot je recht komt.