Junior medewerker dynamisch informatiebeheer

Functieomschrijving

Wat ga je doen?

Je gaat het team DIB ondersteunen in de ontsluiting van ingekomen, uitgaande en interne documenten en documenten van bijzondere aard. Denk hierbij aan allerlei gewaarmerkte documenten. Je bent dus bezig met het vormen en beheren van (digitale) dossiers en het verstrekken van informatie daarover.

Bij Defensie bestaat ook een ander soort informatiestroom, de gerubriceerde informatie, welke een aparte behandeling heeft en in andere informatiesystemen wordt verwerkt. Deze documenten/informatie hebben allemaal te maken met het Commando Materieel en IT (COMMIT). In de praktijk zul je deze documenten dus registreren en vervolgens archiveren. Verder zul je op termijn gevraagd en ongevraagd de klant helpen die vragen heeft over Informatiebeheer. En met de klant worden de medewerkers van COMMIT bedoeld.

Jouw rol zal steeds meer veranderen van een reactieve in een proactieve. Je zult in de nabije toekomst steeds vaker zelf contact zoeken met de klant en adviseren over hoe men het registreren van documenten het best aan kan pakken.

De ene keer ben je aan het scannen en registreren van documenten, het andere moment beantwoord je vragen van de klant of zorg je voor verzending van bepaalde informatieobjecten. Kortom, een afwisselende functie in het midden van het land.

Dus ben jij enthousiast over dit werk, houd je van structuur en lijkt het je leuk om voor Defensie te werken? Reageer dan snel!

Functie-eisen

Voor deze functie zijn we vooral op zoek naar iemand die enthousiast en gemotiveerd is om voor ons te komen werken. Ervaring in informatiebeheer is fijn maar zeker geen vereiste.

De ideale kandidaat heeft:

• MAVO/VMBO (TL)/MBO opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.
• SOD 1 (GO) of DIOR-modules zijn een pre. Als je deze niet hebt, dan krijg je de mogelijkheid om deze via Defensie te behalen.
• Kennis van de Engelse taal op basisniveau.
• Enige ervaring met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.
• Ervaring met het gebruik van standaard kantoorsoftware, je bent dus digitaal vaardig.
• Bereidheid om trainingen aan gebruikers te geven.

Daarnaast heb je bij voorkeur kennis van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Wet Overheid op Orde en de Wet op de Persoonsregistratie en weet deze toe te passen. Je hebt goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht, zelfstandigheid, nauwkeurigheid, discretie en een dienstverlenende instelling.

Competenties:

• Communiceren: Omdat je veel met de klant in contact staat en je deze zowel schriftelijk als mondeling moet kunnen helpen.
• Flexibel: Mocht de situatie erom vragen, dan kan jij je aanpassen.
• Klantgericht: Jij bent het eerste aanspreekpunt voor de klant en je herkent zijn/haar behoeften en belangen.
• Organisatiegericht: Je houdt rekening met de bijzondere omgeving waarbinnen je werkt; discretie staat hierbij voorop.
• Integer: Je handelt naar eer en geweten, in overeenstemming met geldende waarden, normen en regels.
• Leervermogen: Je leert van nieuwe situaties en ervaringen en hebt inzicht in jouw eigen sterke en zwakke punten.

Arbeidsvoorwaarden

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Bijzonderheden

• De selectiegesprekken zullen vooralsnog plaatsvinden binnen twee weken na de sluitingsdatum; het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden.
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek (VGB niveau B) en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!