Management assistent

Wat ga je doen?

Je werkt binnen de commando group (de leiding) van het DCC. De Commando groep bestaat uit een Command Advisory Group en een Command Support Group. Je maakt onderdeel uit van Command Support Group. Dit team ondersteunt de commandant en zijn plaatvervangend commandant-DCC (administratief/logistiek met stafadjudant, managementassistentie en chauffeur) en de Chief of Staf/Commandant MCO (administratief/logistiek). Je verricht je primaire werkzaamheden binnen de staf-DCC en voor de staf-MCO.

Als management assistent(e) verricht je jouw administratieve werkzaamheden op verschillende locaties ten behoeve van de bedrijfsvoering van staf en MCO. Denk hierbij aan het verzorgen van de volledige organisatorische ondersteuning op basis van gemaakte afspraken, procedures en richtlijnen en het verzorgen van de secretari?le ondersteuning van de staf en MCO. B.

Omschrijving werkzaamheden:

Je verleent logistieke en administratief secretari?le ondersteuning aan het management, door: - het beheren van de agenda, rekening houdend met prioriteiten, planning, bereikbaarheid, frequentie en noodzaak; - het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen en uitgaande correspondentie (digitaal en fysiek), zelfstandig ondersteunen van de afhankdeling van correspondentie; - het plannen, organiseren en voorbereiden van naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen en bijeenkomsten; - het complementeren van vergaderstukken, het bijvoegen van relevante achtergrondinformatie in samenwerking met de afdeling Integratie; - het notuleren en uitwerken van de verslaglegging; - het attenderen op bijzondere aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten; - het schrijven van nota's en brieven aan de hand van globale aanwijzingen van Chief of Staf of commandant MCO; - het opzetten van het werkarchief en het archief met afdelingsinformatie ten behoeve van gerichte managementinformatie, voortgangsrapportage en dergelijke en houdt deze bij; - het complementeren van de dossiers en het systematisch vastleggen van dossierrelaties; - het fungeren als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties en personen over administratief-organisatorische aangelegenheden binnen de afdeling en over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen; - het vervullen van een bufferfunctie tussen de Directorate of Staf/commandant MCO en interne medewerkers en respectievelijk externe instanties; - het voorbereiden, ontvangen en begeleiden van (buitenlands) bezoek en delegatie; - het samenwerken en ondersteunen binnen de Command Support Group om een robuste organisatie in te richten/te behouden.

Je werkt voor en rapporteert aan Chief of Staf/commandant MCO (of binnen de CSG plaatsvervangernd commandant DCC) voor wat betreft de juistheid, nauwkeurigheid en tijdigheid van de management- en secretari?le ondersteuning. - je neemt beslissingen over de aanpak van de werkzaamheden, het beoordelen van het belang en de urgentie van voor het hoofd bestemde post en telefoongesprekken, bij het vastleggen van afspraken in de agenda, bij het plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen, over de informatie die verstrekt wordt en over het samenstellen van de standaard managementinformatie, het beheer van het archief.

Wie zoeken we

Kennis, inzicht vaardigheden:

- Kennis van managementondersteunende methoden en werkwijze; - Kennis van archivering- en documentatietechnieken; - Kennis van en ervaring met relevante kantoorautomatisering; - Communicatieve vaardigheden in woord en geschrift; - Vaardigheid in het te woord staan van derden; - Vaardigheid in het vormen en bijhouden van het archief en in het maken van voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, nota's; - Vaardigheid in het notuleren; - Vaardigheid in het samenstellen van rapportages; - Sociale vaardigheden; - Vaardigheid in plannen organiseren en co?rdineren.

Vermogen om snel begrip op te bouwen van: - Kennis van de interne administratieve procedures, regelgevingen, taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie; - Kennis (op hoofdlijnen) en inzicht van de organisatie en werkwijze van het Defensieonderdeel; - Kennis van administratieve procedures en voorschriften;

Contacten: - Met derden over de secretari?le en administratieve afhandeling van zaken, om af te stemmen over de inhoud en de voortgang in de uitvoering daarvan en om (agenda-)afspraken te maken - Met in- en externe instanties en personen over in behandeling zijnde onderwerpen om (algemeen inhoudelijke) toelichting te geven.

Kwalificaties Werk / denkniveau: - Hoger Alg Voortgezet Onderwijs werk en denkniveau - VMBO: Technische leerweg / administratie; - MBO: Administratie, secretarieel.

Competenties / gedragskenmerken: Je bent/kan goed/beschikt over de capaciteit om: - Pro actief - Samenwerken - Leervermogen - Communicatief - Klantgericht - Integer - Nauwkeurig

Overige eisen: - Screeningsniveau: A- EP

Dit krijg je van ons

Salarisniveau

schaal 6

Minimum salaris:

€2.900 bruto per maand

Maximum salaris:

€3.850 bruto per maand

Contractduur

Tijdelijke aanstelling voor bepaalde tijd met uitzicht op een vaste aanstelling.

Aantal uren per week

38

Plaats

Den Haag - Koningin Beatrixkaz, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

De organisatie Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

De krijgsmacht wordt geleid door de Commandant der Strijdkrachten (CDS). De CDS heeft acht ondercommandanten: De Commandant van de Marine, de Commandant van de Landmacht, de Commandant van de Luchtmacht, de Commandant van het Defensie Ondersteuningscommando, De Commandant van het Commando Materieel en IT, De commandant van het Defensie Cyber Commando (DCC) en de Commandant van het NLD Special Operations Command.

De afdeling Bestuursstaf DCC/CG/COMMAND SUPPORT GROUP

Het DCC levert de digitale slagkracht voor vrede en veiligheid. Met Multidisciplinaire Cyber Teams voeren wij militaire cyberoperaties uit in het belang van Nederland en haar bondgenoten. Dit kan zowel zelfstandig alsook geïntegreerd met andere krijgsmachtonderdelen om het gewenste militaire effect te leveren. Wij kunnen digitale systemen van tegenstanders aanvallen, manipuleren of uitschakelen. Dat kunnen systemen van andere landen of van (terroristische) organisaties zijn. Het DCC werkt hiertoe nauw samen met de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD). Verder geldt het DCC als kennisautoriteit militaire cyber. Wij verzorgen Opleiding en Training voor de gehele krijgsmacht. Professionals binnen en buiten Defensie kunnen bij ons terecht voor Kennis en Expertise. Het DCC bestaat, naast de commandant (C-DCC) en de plaatsvervangend commandant (P-DCC), uit een staf en vier eenheden: de taskforce Militaire Cyberoperaties (MCO), de Cyber Readiness Force (CRF), het Cyber Warfare & Training Centre (CWTC) en de Cyber Reservisten (CyRes).

Bijzonderheden

De functie geeft beperkingen en verplichtingen in de vrijheid van handelen, zowel professioneel als in de privésfeer.
Wees terughoudend met het bekendmaken dat u voor het DCC wilt werken.
Een veiligheidsonderzoek (eventueel een psychologisch onderzoek en/of het opvragen van referenties) en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure. Hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste. Een eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden mogelijk gescreend door de MIVD
Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, enkele maanden in beslag kan nemen.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.

Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Voor vragen over deze vacature kunt u contact opnemen met werkenbijDCC@mindef.nl

Contact

• Werving & selectie
• sollicitatiebs@mindef.nl

https://werkenbijdefensie.nl