Management assistent

Functieomschrijving

Je werkt binnen de commando group (de leiding) van het DCC. De Commando groep bestaat uit een Command Advisory Group en een Command Support Group. Je maakt onderdeel uit van Command Support Group. Dit team ondersteunt de commandant en zijn plaatvervangend commandant-DCC (administratief/logistiek met stafadjudant, managementassistentie en chauffeur) en de Chief of Staf/Commandant MCO (administratief/logistiek). Je verricht je primaire werkzaamheden binnen de staf-DCC en voor de staf-MCO.

Als management assistent(e) verricht je jouw administratieve werkzaamheden op verschillende locaties ten behoeve van de bedrijfsvoering van staf en MCO. Denk hierbij aan het verzorgen van de volledige organisatorische ondersteuning op basis van gemaakte afspraken, procedures en richtlijnen en het verzorgen van de secretariële ondersteuning van de staf en MCO.

Omschrijving werkzaamheden:

Je verleent logistieke en administratief secretariële ondersteuning aan het management, door: - het beheren van de agenda, rekening houdend met prioriteiten, planning, bereikbaarheid, frequentie en noodzaak; - het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen en uitgaande correspondentie (digitaal en fysiek), zelfstandig ondersteunen van de afhankdeling van correspondentie; - het plannen, organiseren en voorbereiden van naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen en bijeenkomsten; - het complementeren van vergaderstukken, het bijvoegen van relevante achtergrondinformatie in samenwerking met de afdeling Integratie; - het notuleren en uitwerken van de verslaglegging; - het attenderen op bijzondere aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten; - het schrijven van nota's en brieven aan de hand van globale aanwijzingen van Chief of Staf of commandant MCO; - het opzetten van het werkarchief en het archief met afdelingsinformatie ten behoeve van gerichte managementinformatie, voortgangsrapportage en dergelijke en houdt deze bij; - het complementeren van de dossiers en het systematisch vastleggen van dossierrelaties; - het fungeren als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties en personen over administratief-organisatorische aangelegenheden binnen de afdeling en over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen; - het vervullen van een bufferfunctie tussen de Directorate of Staf/commandant MCO en interne medewerkers en respectievelijk externe instanties; - het voorbereiden, ontvangen en begeleiden van (buitenlands) bezoek en delegatie; - het samenwerken en ondersteunen binnen de Command Support Group om een robuste organisatie in te richten/te behouden.

Je werkt voor en rapporteert aan Chief of Staf/commandant MCO (of binnen de CSG plaatsvervangernd commandant DCC) voor wat betreft de juistheid, nauwkeurigheid en tijdigheid van de management- en secretariële ondersteuning.

Functie-eisen

Kennis, inzicht vaardigheden:

- Kennis van managementondersteunende methoden en werkwijze; - Kennis van archivering- en documentatietechnieken; - Kennis van en ervaring met relevante kantoorautomatisering; - Communicatieve vaardigheden in woord en geschrift; - Vaardigheid in het te woord staan van derden; - Vaardigheid in het vormen en bijhouden van het archief en in het maken van voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, nota's; - Vaardigheid in het notuleren; - Vaardigheid in het samenstellen van rapportages; - Sociale vaardigheden; - Vaardigheid in plannen organiseren en coördineren.

Vermogen om snel begrip op te bouwen van: - Kennis van de interne administratieve procedures, regelgevingen, taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie; - Kennis (op hoofdlijnen) en inzicht van de organisatie en werkwijze van het Defensieonderdeel; - Kennis van administratieve procedures en voorschriften;

Kwalificaties Werk / denkniveau: - Hoger Alg Voortgezet Onderwijs werk en denkniveau - VMBO: Technische leerweg / administratie; - MBO: Administratie, secretarieel.

Competenties / gedragskenmerken: Je bent/kan goed/beschikt over de capaciteit om: - Pro actief - Samenwerken - Leervermogen - Communicatief - Klantgericht - Integer - Nauwkeurig

Bijzonderheden

De functie geeft beperkingen en verplichtingen in de vrijheid van handelen, zowel professioneel als in de privésfeer. Wees terughoudend met het bekendmaken dat u voor het DCC wilt werken. Een veiligheidsonderzoek (eventueel een psychologisch onderzoek en/of het opvragen van referenties) en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure. Hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste. Een eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden mogelijk gescreend door de MIVD. Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, enkele maanden in beslag kan nemen.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie.