Managementondersteuner

Wij zoeken een Managementondersteuner (32 - 36 u per week)

Wat ga je doen?
Het ontzorgen van de directeur Bedrijfsvoering (en voor bepaalde taken de drie afdelingshoofden van de directie) is je hoofdtaak. Door jou kan de directeur Bedrijfsvoering zich helemaal richten op zijn kerntaken, omdat hij weet dat de organisatorische en secretariële taken goed zijn geregeld.

We zoeken een collega die weet wat nodig is om optimaal te ondersteunen. Elke dag is anders, qua werkzaamheden kun je denken aan:

• Intensief en complex agendabeheer & planning
• Onderhouden van interne en externe contacten
• Organiseren van diverse soorten bijeenkomsten, hierbij kun je denken aan vergaderingen en afdelingsoverleggen tot aan borrels, dienstreizen, heidagen en diners, inclusief het regelen van accommodaties en catering en het meedenken over het programma
• Voorbereiden en opstellen van de agenda van overleggen (zoals het wekelijkse MT-overleg), het verzamelen van stukken en de vastlegging van bepaalde overleggen
• Meelezen van de inkomende en uitgaande e-mail van je directeur en het prioriteren hiervan, waarbij je goed in staat bent om de belangen van de directeur te signaleren

Je bent de eerste contactpersoon en het representatieve visitekaartje, niet alleen als intern aanspreekpunt, maar ook voor de buitenwereld. Natuurlijk ben je integer en ga je discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je zoekt op het juiste moment afstemming met je directeur of het afdelingshoofd en betrokken collega's. Onze organisatie is in ontwikkeling en daarom zoeken we een collega die graag meedenkt, bijvoorbeeld hoe we werkprocessen efficiënter kunnen inrichten, er is veel ruimte voor eigen initiatief.

Je werkt in een zelfstandig, professioneel en hecht team van managementondersteuners, waarbij iedere managementondersteuner verantwoordelijk is voor een eigen directie. Vervanging bij afwezigheid wordt onderling afgestemd en bij sommige werkzaamheden trek je met elkaar op. Het is mogelijk om deels vanuit huis te werken. Afhankelijk van de afspraken die je met de directeur maakt, sluit jouw aanwezigheid op kantoor aan op de aanwezigheid van de directeur die je ondersteunt.

Functie-eisen

Wat vragen wij?
Wij zoeken een collega die beschikt over:

• een proactieve houding, je bent in staat om urgentie te bepalen en oog te hebben voor de taken die hiermee in verband staan
• een gestructureerde en nauwkeurige werkstijl
• teamspirit, je werkt graag samen met collega's, ook vind je het fijn om onderdeel te zijn van een team
• een flexibele houding in een omgeving die continu meebeweegt met de steeds veranderende vraag binnen de organisatie
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Als je niet afhankelijk bent om vakanties te plannen in de schoolvakanties, is dat een pré.

Competenties
De functie is ingedeeld in de functiegroep Managementondersteuner van het Functiegebouw Rijk. Daarbij vinden wij het van belang en vanzelfsprekend dat je in voldoende mate beschikt over de competenties van Managementondersteuner. De competenties bij deze functiegroep zijn te vinden in het Functiegebouw Rijk.

Verder heb je

• MBO werk- en denkniveau
• drie jaar relevante werkervaring
• ervaring met het ondersteunen van managers en nazorg verlenen
• ervaring met het werken van MS-Office programma's (in ieder geval Excel en Word)
• ervaring met de standaard kantoor applicatie

Bijzonderheden

Word je hier enthousiast van?

De vacature staat gelijktijdig intern en extern vacant en bij gelijke geschiktheid hebben de AP-medewerkers voorrang.

De verdere procedure is als volgt:

• je ontvangt een ontvangstbevestiging
• binnen een week na de sluitingsdatum maken wij een eerste selectie en hoor je of we je uitnodigen voor een gesprek
• de eerste ronde gesprekken vinden plaats op dinsdag 18 februari 2025. Wij vragen je om hiermee rekening te houden
• na het eerste gesprek, bepalen we of we een tweede gespreksronde houden, waarna een arbeidsvoorwaardengesprek volgt
• het opvragen van referenties kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure

Managementondersteuner

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.