Werkvoorbereider

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair. Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo'n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega's in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Jij bent verantwoordelijk voor het beheren en invoeren van uitleveropdrachten. Als dé schakel tussen belangrijke systemen, teamleiders en teamleden zorg jij voor een gestroomlijnde planning, uitvoering en oplevering van opdrachten. In deze rol werk je nauw samen met zowel interne als externe stakeholders en zorg je ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:

1. Accepteren van ICT-opdrachten

• Overleggen met de aanvrager en aannemen van standaardopdrachten.
• Fungeren als contactpersoon voor geselecteerde opdrachten.
• Behoeften van de aanvrager toetsen en opdrachten verduidelijken.
• Bespreken van technische specificaties, logistieke zaken en opleverdata.
• Vastleggen van opdrachtgegevens in het systeem.
• Informeren van de aanvrager over wat zij zelf moeten regelen (zoals licenties en voorzieningen).
• Monitoren van orderverwerking en zorgen voor tijdige uitlevering.
• Overzicht houden van de status en voortgang van orders.

2. Voorbereiden en begeleiden van opdrachten

• Bijhouden van informatie over capaciteit, prijzen, aanvragers en magazijnvoorraden.
• Bepalen en afstemmen van benodigde capaciteit en materialen.
• Bewaken van de voortgang van opdrachten samen met de Planner.
• Coördineren en oplossen van technische en logistieke knelpunten.
• Adviseren van de aanvrager over gebruik van apparatuur en systemen.
• Opleveren van opdrachten volgens de afgesproken specificaties.

3. Administratie en nazorg

• Invoeren van gegevens van uitgevoerde opdrachten in het systeem.
• Registreren van technische installatiegegevens.
• Analyseren en verhelpen van klachten in samenwerking met de klachtendesk.
• Adviseren over verbeteringen of aanpassingen aan ICT-producten.
• Bijwerken van orderstatussen in Service Now en afsluiten van orders.
• Beheren van verschillende mailboxen.

Functie-eisen

Wat vragen we?
Kennis- en opleidingseisen:

• Minimaal MBO 3 werk- en denkniveau, bij voorkeur een afgeronde opleiding in ICT, Logistiek, of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.

Ervaringseisen:

• 2 tot 4 jaar relevante werkervaring als beheerder of in een rol als commerciële binnendienst binnen de logistieke sector.
• Uitgebreide theoretische kennis en praktische vaardigheden binnen het specifieke aandachtsgebied.

Vaardigheden:

• Kan zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Beschikt over uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Klantgericht en oplossingsgericht.
• Kennis van het Microsoft Office-pakket, met nadruk op Excel-vaardigheden.
• Algemene kennis van ondersteunende processen binnen de logistiek.
• Ervaring met administratieve systemen, waaronder SAP en ServiceNow.

Fysieke eisen:

• Optimale fysieke gesteldheid i.v.m. Lichamelijke inspanning tijdens de werkzaamheden.

Arbeidsvoorwaarden

• Dienstverband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• Contractduur Het betreft een functie voor een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) is noodzakelijk.