Functieomschrijving
Als managementondersteuner bij de afdeling Bedrijfsvoering ben jij de spin in het web. Je zorgt voor de ondersteuning van 5 afdelingshoofden. Je bent goed op de hoogte van alles wat er in de omgeving speelt en je zorgt dat alle ondersteuning op het secretariaat op rolletjes loopt.
Je houdt het overzicht en ontzorgt door het (vooruit) plannen van bepaalde werkzaamheden en afspraken en bewaakt de voortgang.
Naast de traditionele secretariële taken, zoals agendabeheer en telefonie, behoort ook het coördineren van informatie- en stukkenstromen, het afstemmen hierover en het bewaken van deadlines in de planning van jouw taken. In de uitvoering van jouw taken is naast een grote mate van zelfstandigheid, flexibiliteit en nauwkeurigheid vereist.
Je bent snel van begrip en je denkt mee en vooruit. Een energieke, proactieve instelling hoort bij jou. Verder is een goed gevoel voor verhoudingen, representativiteit en discretie een must.
Functie-eisen
- Je beschikt over een opleiding op MBO4-niveau, dan wel een gelijkwaardig werk- en denkniveau en je hebt ruime ervaring in een secretariaatsfunctie.
- Je beschikt over goede contactuele eigenschappen en een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal.
- Je hebt ervaring met diverse applicaties, zoals Microsoft Office, een Document Management System en iBabs.
- Je bent een teamplayer, vriendelijk, open en samenwerkingsgericht.
- Je bent secuur en schakelt makkelijk tussen taken.
- Je komt tot je recht in een hectische omgeving, bent stressbestendig en klantgericht.
- Je bent flexibel en kunt goed samenwerken.
- Je bent proactief.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau: schaal 7
- Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur: 1 jaar
- Minimaal aantal uren per week: 32
- Maximaal aantal uren per week: 36
Bijzonderheden
Voor sollicitanten die in dienst zijn van het Rijk zal de aanstelling in eerste instantie starten met een detachering. Voor sollicitanten buiten het Rijk zal een tijdelijke aanstelling voor 1 jaar gelden. Bij goed functioneren kan de tijdelijke aanstelling/detachering omgezet worden naar een aanstelling voor onbepaalde tijd.
Het behoort tot de mogelijkheden om de werktijd (min. 32 - max. 36 uur) te verdelen over 4 dagen, waarvan werken op woensdag een pré is.
Meer over de functiegroep Managementondersteuner
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Het salaris bedraagt €3016 - €3879