Standplaats: MAASTRICHT
Duur: 01-04-2025 - 01-04-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 31-01-2025
De opdracht
Het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers van een aantal planstudie-projecten in Cluster C in Zuid-Nederland.
Belangrijkste projecten
•
• VenR Stuwen Maas:
•
• Planstudie van alle 7 stuwen in de Maas, die bijna 100 jaar oud zijn en het einde van hun levensduur bereiken.
• Projectfases:
•
• Fase A: Definitiefase
- eindigt met plan van aanpak voor fase B.
• Fase C: Uitwerking tot maakbare oplossing per stuw
- eindigt met beslismoment 2 (BM2), waarna de realisatiefase start.
• Fase B: Verdieping
- eindigt met advies voor vervanging of renovatie per stuw.
• VenR project Duikers en Sifons:
•
• Vervangen van 15 duikers en sifons onder de Zuid-Willemsvaart en het Wilhelminakanaal.
• Geconstrueerd tussen 1907-1920, einde levensduur bereikt.
• Bevat 12 betonnen en 3 stalen sifons met gelijksoortige constructies.
• Planfase loopt, moet voorkeursvariant en go bij BM2 opleveren (planning Q1-2 2026).
• Parallel hieraan voorbereiding van realisatiefase met transitieteam.
Taken voor het beheren van een digitaal projectarchief
•
• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties voor het document management systeem.
• Maken van standaardweergaven en zoekvragen binnen het systeem.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers in documentbeheer en archivering.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers.
• Jaarlijks actualiseren van projectarchief-documenten.
• Aanmaken van postbussen op aanvraag.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten.
• Tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon.
• Borgen van de overdracht van het projectarchief conform vigerend Kaderinstrument.
• Informatieverstrekking voor projectverantwoording DIM.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) of afdeling Informatievoorziening en Beheer (IV-B).
Resultaat van de opdracht
• Ingericht projectarchief volgens de afspraken met de opdrachtgever en kwaliteitseisen van RWS (o.a. ordening, waarderen, selecteren, metadata-toepassing).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.
Leiding en toezicht
Werkzaamheden worden uitgevoerd onder regie van de opdrachtgever.
Standplaats
•
• RWS-locaties in Maastricht/Roermond.
• Hybride werken is bespreekbaar.
Meest essentiële competenties
•
• Analytisch denkvermogen: Verbanden kunnen leggen.
• Dienstverlenend en klantgericht.
• Hands-on mentaliteit: Denken in werkbare oplossingen.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden, waaronder:
•
• Opstellen van rapportages en hulpmiddelen.
• Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Luistervaardigheid: De vraag achter de vraag kunnen achterhalen.
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn: Weten wat er speelt binnen de organisatie.
• Proactieve instelling.
• Plannen en organiseren: Zelfstandig werken en deadlines halen zonder stress.
• Zelfontwikkeling: Leren van omgeving en situaties en dit toepassen.
• Zelfstandigheid: Initiatief nemen, verbeteringen aandragen en collega's opzoeken indien nodig.
Functie-eisen:
Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
- dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
Wensen:
Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
Kennis van en ervaring met planstudieprojecten