Ondersteuner en secretaris van het MT afdeling Onderwijs

ml. 0003254

Gemeente Rotterdam 

Waar ben jij van?

Jij bent van ondersteunen. Plannen, organiseren, stukken verzamelen, snel schakelen en contact leggen daar ben jij goed in. Je vindt het leuk om managers te ondersteunen in hun werkweek, bij hun afspraken en in hun besluitvorming.  

Jouw functie

In deze rol ondersteun je het hoofd van de afdeling Onderwijs. Je bereidt samen met collega's relevante afspraken voor het hoofd voor, je plant de overleggen die zij heeft en je beheert haar agenda, waarbij je let op relevantie, strategie en haalbaarheid. Daarnaast ben je de secretaris van het MT van de afdeling Onderwijs en coordineer je het besluitvormingsproces van dit MT. Je plant de overleggen, stelt de agenda op, verstuurt de stukken, legt verslag en nodigt collega's en externen uit voor de vergaderingen.  

Jouw profiel

Je kan goed organiseren en plannen en je bent gestructureerd en resultaatgericht. Je houdt overzicht. Je bent communicatief sterk en je kan goed samenwerken, legt snel contacten, stapt makkelijk in lopende processen, kan je die snel eigen maken. Je durft om hulp te vragen aan collega's en kan goed voortbouwen op eerdere stukken en werkzaamheden. Tegelijkertijd ben je zelfstandig, in staat zelf voorstellen te doen en ben je proactief.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo of wo opleiding in een bestuurskundige richting.
• Je hebt minimaal 5 maanden werkervaring opgedaan op een gemeentelijke afdeling die zich bezig houdt met onderwijszaken in de afgelopen twee jaar.
• Je hebt minimaal 5 maanden werkervaring opgedaan met het beheren en coördineren van de agenda van een afdelingshoofd of directielid Onderwijs in de afgelopen twee jaar en hebt in deze rol afspraken gepland en voorbereid met onderwijsbestuurders vanaf de voorschoolse sector tot en met het hoger onderwijs. Je hebt algemene kennis van de inhoudelijke achtergronden van de afspraken die je in moet plannen.

Wensen

•  Je hebt kennis van het gemeentelijke documentatie systeem DIVA opgedaan in de afgelopen 6 maanden.
• Je hebt ervaring met het werken voor een afdelingshoofd of directielid van een afdeling Onderwijs in een gemeente met meer dan 250.000 inwoners opgedaan in de afgelopen 6 maanden. 
• Je hebt ervaring met het maken van afspraken met- en voor onderwijsorganisaties in een gemeente met meer dan 250.000 inwoners opgedaan in het afgelopen jaar.
• Je hebt recente ervaring als secretaris van een managementteam in het sociaal domein in een gemeente met meer dan 250.000 inwoners.

De afdeling

De afdeling onderwijs is onderdeel van de directie Sport, Onderwijs, en Cultuur van de gemeente Rotterdam. Een directie die gedreven wordt door passie en met een hart voor Rotterdam. De directie biedt álle Rotterdammers de mogelijkheden en tools om hun kwaliteiten op verschillende vlakken te ontdekken, te ontwikkelen en in te zetten. Om te leren, te bewegen, uit te blinken, te recreëren, te inspireren, te ervaren, en te ontspannen. Om te léven. Wij geloven dat iedere Rotterdammer eerlijke kansen verdient en zijn ervan overtuigd dat we verschil kunnen maken. Wij geloven dat sport, onderwijs en cultuur van grote maatschappelijke waarde zijn. Sport, onderwijs en cultuur maken Rotterdammers fysiek en mentaal gezonder, weerbaarder, gelukkiger, creatiever, kansrijker, zelfredzamer, gelijker, en socialer. Alles waar we aan werken verrijkt Rotterdam(mers).

De afdeling onderwijs heeft als doel het verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs en bevorderen dat het Rotterdamse onderwijs zijn leerlingen naar de beste kwalificatie brengt. De afdeling bestaat uit 5 teams; het team Jonge Kind&Bedrijfsvoering, het team Primair Onderwijs, het team Voortgezet Onderwijs, het team MBO/HBO/WO&managementondersteuning en het team Onderwijshuisvesting.

Onze organisatie

Het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling stimuleert maximale ontplooiing van talent in een gezond lichaam. Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. Het streven is dat iedereen zijn talent ontwikkelt, leert en/of werkt, maatschappelijk actief is als leren of werken niet kan en zorgt voor de eigen gezondheid. Sport, cultuur, onderwijs en basale zorg dragen daaraan bij. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden. Of intensievere zorg waar echt noodzakelijk. Dat doen we in opdracht van het college en gebiedscommissies en samen met maatschappelijke partners.

Let op:

Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo of wo opleiding in een bestuurskundige richting.
• Je hebt minimaal 5 maanden werkervaring opgedaan op een gemeentelijke afdeling die zich bezig houdt met onderwijszaken in de afgelopen twee jaar.
• Je hebt minimaal 5 maanden werkervaring opgedaan met het beheren en coördineren van de agenda van een afdelingshoofd of directielid Onderwijs in de afgelopen twee jaar en hebt in deze rol afspraken gepland en voorbereid met onderwijsbestuurders vanaf de voorschoolse sector tot en met het hoger onderwijs. Je hebt algemene kennis van de inhoudelijke achtergronden van de afspraken die je in moet plannen.
•  Je hebt kennis van het gemeentelijke documentatie systeem DIVA opgedaan in de afgelopen 6 maanden.
• Je hebt ervaring met het werken voor een afdelingshoofd of directielid van een afdeling Onderwijs in een gemeente met meer dan 250.000 inwoners opgedaan in de afgelopen 6 maanden. 
• Je hebt ervaring met het maken van afspraken met- en voor onderwijsorganisaties in een gemeente met meer dan 250.000 inwoners opgedaan in het afgelopen jaar.
• Je hebt recente ervaring als secretaris van een managementteam in het sociaal domein in een gemeente met meer dan 250.000 inwoners.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen