Functieomschrijving
Een unieke mogelijkheid om breed actief te zijn als managementondersteuner in het Directoraat-Generaal Politieke Zaken. In deze functie vervul je een vliegende keep rol en kun je worden ingezet als managementondersteuner voor (plv) DGPZ en de DGPZ-directies. Werken in het DGPZ is dynamisch en uitdagend. Je vervult als managementondersteuner een essentiële rol in het dagelijks reilen en zeilen van de directies en het Directoraat-Generaal. Je bent een belangrijk ankerpunt binnen het Directoraat-Generaal en de verbindende schakel tussen de (plv)Directeur Generaal (DG), de directies en de medewerkers. Je voert secretariële, administratieve, logistieke werkzaamheden en coordinerende taken uit. Je beheert de postbussen, selecteert en beantwoordt inkomende mail en verzorgt uitgaande post. Ook beheer je de agenda's en maak je afspraken voor de (plv.)DG, MT's en afdelingshoofden van directies. Hierbij houd je rekening met de gestelde prioriteiten en behoud je het overzicht. Je weet op hoofdlijnen wat er speelt op de dossiers van de (plv) DG of MT-leden en medewerkers van de directies. Je handelt telefoongesprekken af. Tot je kerntaken behoren ook het boeken van reizen, het verzorgen van vergaderingen, het verzamelen van de daarbij behorende stukken (inclusief accreditaties) en het verspreiden hiervan, de administratieve ondersteuning bij dossiervorming en de organisatie van evenementen, alsmede het ontvangen van bezoekers. Door als vliegende keep voor kortere of langere tijd bij verschillende organisatie-onderdelen van het DGPZ te werken ontwikkel je snel een breed overzicht en een breed netwerk.
Functie-eisen
- Je bent een enthousiaste en collegiale secretariële medewerker met gevoel voor humor en relativeringsvermogen.
- Je kunt goed zelfstandig en in teamverband werken en bent in staat je eigen werk te prioriteren.
- Je bent flexibel, stressbestendig, proactief en ondernemend.
- Je bent klantgericht en Outlook kent geen geheimen voor jou.
- Je hebt een hoog werktempo en blijft tegelijkertijd nauwkeurig.
- Je spreekt uitstekend Nederlands en Engels.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau: schaal 8
- Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
- Contractduur: 6 maanden
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Bijzonderheden
- De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een selectieassessment. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
- Een veiligheidsonderzoek B maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.
- De selectiegesprekken vinden plaats in februari en/of maart 2025.
Het salaris bedraagt €3246 - €4340