Projectondersteuner programma's en projecten (sluitingsdatum vervroegd)

Functieomschrijving

"Als projectondersteuner ben je veel meer dan een administratieve kracht", vertelt Petry Botter, clusterhoofd Programma's en Projecten Bebouwd Gebied. "Je bent een onmisbare schakel in het programmateam. Jij houdt overzicht, bewaakt afspraken en zorgt dat iedereen zijn werk kan doen. Van het voorbereiden van vergaderingen tot het vastleggen van financiële verplichtingen en het bedenken van slimme werkstromen voor documentbeheer - jouw werk raakt alle aspecten van een programma. Je ondersteunt meerdere programmateams die werken aan uitdagende projecten met een miljoenenomvang. Denk aan het vervangen van alle brandmeldinstallaties bij Defensie of het plaatsen van laadpalen bij Rijksgebouwen en Defensie.

"Daarnaast ben je een waardevolle sparringpartner voor collega's. Je bent scherp op deadlines, bewaakt de voortgang en durft waar nodig anderen aan te spreken. Tegelijkertijd werk je vanuit een dienstverlenende houding en denk je mee over verbeteringen. Samen met jouw team ondersteuners maak je deel uit van een dynamische omgeving waarin samenwerking en flexibiliteit centraal staan. Kortom, een rol waarin je écht het verschil maakt", vervolgt Petry.

Wat houdt de functie van projectondersteuner verder in:

• Je zorgt voor de adequate administratieve en financiële vastlegging en afhandeling bij inkoopopdrachten. Hierbij werk je volgens de actuele regelgeving en procedures.
• Je onderneemt actie indien nodig om de opdracht tijdig te verstrekken. Je bewaakt het projectbudget en werkt daarbij nauw samen met de projectadministrateur.
• Ook ben je verantwoordelijk voor het opzetten en actualiseren van de projectarchieven.
• Je biedt ondersteuning rondom verwerving, (her)ontwikkeling, realisatie, beheer, onderhoud, instandhouding en afstoting van rijks vastgoed en -infrastructuur.
• Je controleert de geboekte uren van het projectteam en je ontlast projectleiders door toe te zien op tijdige en adequate uitvoering van werkzaamheden. Een knelpunt in bijvoorbeeld de planning of de financiën? Dan ben je de eerste die dit ziet. Het spreekt voor zich dat je ook meteen de oplossing paraat hebt.

Bij het vastleggen en afhandelen van de administratie van projecten volg je uiteraard de regels, zoals de Europese Aanbestedingswet. Ook houd je je aan de interne inkooprichtlijnen en -procedures. Tegelijkertijd laat je je niet beperken door bureaucratie en denk je in kansen en pragmatische oplossingen. Projectleiders kunnen rekenen op jouw eerlijke en goed onderbouwde mening. Zie je dat zij bepaalde registratie- of afhandelingseisen niet nakomen? Dan deins je er niet voor terug aan de bel te trekken.

Functie-eisen

Als projectondersteuner werk je gedisciplineerd en nauwgezet. Je kunt duidelijk je grenzen stellen, je durft mensen aan te spreken, maar je blijft altijd denken in oplossingen.

Verder:

• Heb je minimaal een mbo-diploma (financieel/administratief).
• Kennis van Oracle, document beheersystemen en ervaring met het inrichten van werkstromen is pré.
• Heb je een dienstverlenende houding en je ziet dat je met jouw kennis kan bijdragen aan het behalen van deadlines en de voortgang van programma's. Daarbij gebruik je rustige momenten om te kijken waar er werk uit handen genomen kan worden of denk je alvast vooruit om de pieken voor te zijn.
• Jouw ondersteunende rol binnen het team vraagt ook om zichtbaarheid. Dat betekent dat je het geen probleem vindt om regelmatig op kantoor te zijn en je daarnaast ook actief je collega's opzoekt en tussen je team zit. Samenwerken vind je belangrijk en zie je als onderdeel van je eigen doorontwikkeling en werkplezier.