Medewerker administratie en bedrijfsvoering

Functieomschrijving

WAT GA JE DOEN?

Wil jij bijdragen aan de veiligheid op zee door achter de schermen alles soepel te laten verlopen? Als Medewerker Administratie en Bedrijfsvoering bij de Kustwacht zorg jij met jouw nauwkeurige administratieve en organisatorische ondersteuning dat alles soepel verloopt. Je werkt indirect samen met diverse diensten, zoals de KNRM, Douane en Politie, en draagt bij aan de operationele kracht van de Kustwacht.

Binnen de Kustwacht faciliteer je collega's van alle afdelingen en ondersteun je het management met uiteenlopende administratieve en organisatorische taken. Van het versturen van kaartjes en het bestellen van bloemen tot het klaarmaken van diploma's. Jij draait je hand er niet voor om en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:

• Administratieve ondersteuning: je archiveert belangrijke documenten en houdt dit bij om gerichte managementinformatie en voortgangsrapportages mogelijk te maken. Daarnaast fungeer je als aanspreekpunt voor collega's en externe instanties over administratieve en organisatorische zaken. Ook bereid je vergaderstukken voor en notuleer je tijdens vergaderingen.
• Organisatorische ondersteuning: je plant, organiseert en bereidt diverse vergaderingen en bijeenkomsten voor. Je signaleert aandachtspunten en bewaakt de voortgang en opvolging van gemaakte afspraken. Daarnaast beheer je de agendaplanning en bewaak je de voortgang en uitwerking van actiepunten.

Functie-eisen

WIE ZOEKEN WE

• Je hebt minimaal een MBO-opleiding op het gebied van managementondersteuning of een secretaresseopleiding.
• Je hebt ervaring met administratieve procedures, archivering, documentatie en notuleren.
• Je bent communicatief vaardig en klantvriendelijk.
• Je werkt integer en nauwkeurig.
• Je toont initiatief en bent flexibel ingesteld.

Arbeidsvoorwaarden

• Dienstverband: Vaste aanstelling

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Zet voor de zekerheid alvast de volgende data in je agenda, want de selectiegesprekken vinden plaats tussen 17 maart en 4 april 2025.
• Werken bij de Kustwacht betekent ook dat je tijdens crisissituaties een rol kunt krijgen in het Operationeel Team (OT). Piketdiensten zijn hier dan onderdeel van, waarbij je binnen één uur op het Kustwachtcentrum in Den Helder moet kunnen zijn.
• Elke nieuwe medewerker start met de basisopleiding. Daarna volg je een gerichte opleiding die je voorbereidt op jouw specifieke rol binnen het crisisteam. De duur en inhoud hiervan zijn afhankelijk van je functie.
• Een online screening en referentiecheck kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces.
• Goed om te weten: bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.
• Voordat je bij ons in dienst komt vindt er een veiligheidsonderzoek (VGB) plaats.
• Werk je bij een bureau en wil je een kandidaat voorstellen voor deze vacature bij de Kustwacht? Bedankt, maar hier gaan we niet op in. We werven onze nieuwe collega graag zelf.

Meer over jouw toekomstige afdeling

WELKOM BIJ DE AFDELING BEDRIJFSVOERING

De ruggengraat van de kustwachtorganisatie: zo kun je bedrijfsvoering zien. Wij adviseren de hele organisatie en het management over bedrijfsprocessen, houden operationele systemen draaiende en werken actief mee aan de toekomstplannen van de Kustwacht. Onze collega's zijn nauw betrokken bij (strategische) projecten. Van vakbekwaamheid en bedrijfskleding tot werkplekinrichting. En van privacywetgeving en beveiliging tot het vervangen van vliegtuigen. Je kunt het zo gek niet bedenken of bedrijfsvoering zit aan tafel.

Kom jij ons team versterken? Dan laten we jou natuurlijk niet zwemmen. Nieuwe collega's die bij de Kustwacht komen werken worden begeleid in de wereld van de Kustwacht en het nautische werkveld. Dit doen we door jou te laten starten met een basisopleiding, zodat je goed voorbereid aan je nieuwe uitdaging kunt beginnen. Hierin komen alle belangrijke aspecten van het werk bij de Kustwacht aan bod. Van maritieme onderwerpen tot het opsporen van vermiste personen en werkbezoeken aan verschillende organisaties.

We stimuleren onze medewerkers ook om zich verder te ontwikkelen. Als je interesse hebt in het volgen van extra opleidingen, bieden we ondersteuning. Dit betekent dat we regelmatig bijscholing, trainingen, cursussen en vervolgopleidingen aanbieden om iedereen up-to-date te houden met de laatste ontwikkelingen.

Ministerie van Defensie

DE ORGANISATIE MINISTERIE VAN DEFENSIE

Het Ministerie van Defensie bestaat uit de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en de Defensie Materieel Organisatie. De Minister van Defensie heeft de politieke leiding. Defensie is dagelijks actief in Nederland en het buitenland voor de belangen van ons land en haar inwoners. Hiermee dragen wij, nu en in de toekomst, bij aan de welvaart en veiligheid van ons land.

OVER DE KUSTWACHT

Als medewerker stap je in de wereld van de Kustwacht, onderdeel van het Ministerie van Defensie.

Veiligheid op de Noordzee, daar draait het bij de Kustwacht om. We zorgen voor veiligheid op het water, redden mensen in nood, controleren of iedereen zich aan de regels houdt en sporen strafbare activiteiten op. Dat coördineren we vanuit de meldkamer in Den Helder waarbij we samenwerken met verschillende diensten zoals de KNRM, Douane, en Politie.

De Noordzee wordt steeds drukker en voller. De komende tijd breiden we ons team daarom flink uit. Als medewerker bij de Kustwacht draag je niet alleen bij aan de veiligheid van vandaag, maar bouw je ook mee aan de maritieme wereld van morgen.