Managementondersteuner, team strafrecht 4

Rechtspraak

Functieomschrijving

Is jouw dag geslaagd als je jouw collega's hebt kunnen helpen om hun werk goed te doen? Ben jij de flexibele, creatieve en hulpvaardige collega die enthousiast wordt van organiseren en praktisch regelen? Als managementondersteuner ben jij de belangrijkste schakel in de ondersteuning van het team. Binnen het team Strafrecht 4 hebben wij een vacature openstaan.

Wat ga je doen?
Als managementondersteuner is het werk zeer gevarieerd, geen dag is hetzelfde. Je bent verantwoordelijk voor agendabeheer, het inplannen van vergaderingen en bijeenkomsten, je handelt e-mailberichten af en je bent een vraagbaak op alle fronten voor de medewerkers van het team. Ook ondersteun je de teamvoorzitter met het verzamelen en maken van managementinformatie. Je begeeft je midden in het team en kan daarom worden gezien als de ogen en oren van de teamvoorzitter. Op deze manier kan de teamvoorzitter namelijk goed inspelen op de behoefte van het team.

Je stelt prioriteiten door verzoeken om een afspraak in te schatten op de urgentie, de gevoeligheid en het belang daarvan. Het gaat erom dat jij de schaarse tijd van de leidinggevenden zo efficiënt mogelijk organiseert en hen voor de voorbereiding van deze afspraken attendeert op de te ondernemen acties. Het betreffen qua inhoud en belang verschillende onderwerpen aangaande de medewerkers van het team en de rechtszaken. Sommige onderwerpen hebben een vertrouwelijk karakter. De wijze waarop je in contact treedt met collega's en externe relaties is belangrijk voor het imago van het team en daarmee de rechtbank Den Haag.

Voor de vergaderingen verzamel je de stukken, stel je de agenda op en je zorgt ervoor dat de leden van de vergadering de stukken ontvangen. Je notuleert vergaderingen en je stelt actie- en besluitenlijsten op. Je bewaakt de voortgang van de uitvoering van de acties. Als je merkt dat de voortgang stagneert, neem je initiatief om anderen daarop te attenderen of kom je met voorstellen voor een oplossing.

Je werkt nauw samen met je de managementondersteuners van de andere teams van het cluster Strafrecht. Bij hun afwezigheid vervang je hen.

Functie-eisen

Wat we van jou verwachten
Wil jij een cruciale rol spelen binnen het cluster Strafrecht, team 4, waarbij je de leidinggevenden ondersteunt en fungeert als hun onmisbare schakel? Dan zien wij graag het volgende terug:

Jij hebt:

• een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4, bij voorkeuring in de richting secretarieel;
• werkervaring als managementondersteuner;
• ervaring met MS Office met name Word, Excel en Outlook;
• aantoonbare ervaring in agendabeheer en notuleren;
• goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord en geschrift;
• beschikbaarheid op de maandag is een minimale vereiste voor deze functie.

Naast bovenstaande ben je proactief, flexibel, stressbestendig en accuraat. Een positief en daadkrachtig persoon die overzicht houdt over de vele onderwerpen en de daaruit volgende acties. Met je vriendelijke en duidelijke communicatie zorg je ervoor dat alles op rolletjes verloopt. Je kunt goed plannen en organiseren en bent service- en klantgericht. Integriteit en discretie staan bij jou hoog in het vaandel.