Als interim Projectsecretaresse ondersteun je m.n. de projectmanager en de projectcoördinator. Daarnaast doe je regelmatig werkzaamheden voor de overige leden van het 6-koppige kernteam (o.a. de omgevingsmanager, contractmanager en technisch manager) en hun subteams. In totaal ondersteun je 15 - 20 collega's met de nadruk op de projectmanager en de projectcoördinator.
De belangrijkste werkzaamheden zijn:
- Interne en externe meetings plannen, waarbij de complexiteit zit in overvolle agenda's en veel lastminute wijzigingen. Externe partijen waar veel afspraken mee gepland worden zijn gemeenten, de Provincie Noord-Brabant, ministerie en Rijkswaterstaat;
- Beheer secretariaats-email en zelf opvolgen en prioritering weten te geven aan de vele mails die dagelijks binnen komen;
- HR-taken zoals teamuitjes organiseren, attenties, vakantiedagen bijhouden;
- Zakendiners en catering regelen voor bijeenkomsten;
- Bestellingen en offertes invoeren in SAP;
- Secretariaats-intranet beheren;
- Officemanagement, zoals het bestellen van kantoorartikelen, boodschappen, het bijhouden van de koffiekeuken;
- Grote printopdrachten.
Jij bent degene die het reilen en zeilen op kantoor regelt. Je zorgt voor een fijne werkomgeving, zodat de overige medewerkers zich volledig kunnen focussen op hun eigen werkzaamheden en fungeert hierin ook als vraagbaak voor collega’s.