Interim medewerker projectsecretariaat

Als interim projectsecretaresse ondersteun je de projectcoördinator (de rechterhand van het Alliantie Management Team) en ben je verantwoordelijk voor het aanmelden en ontvangen van bezoekers. Jouw werkplek is daarom de ontvangstbalie. 

Voorbeelden van ondersteunende werkzaamheden zijn: 

• Complex agendabeheer. De planning en agenda’s veranderen dagelijks en het is belangrijk dat je hierin overzicht weet te houden en snel kan schak(el)en;
• Plannen en organiseren van overleggen, met name groepsoverleggen. Dit vraagt gedegen kennis van Outlook office. Hiervoor schakel je zowel intern met collega’s als met externe stakeholders om afspraken op de juiste dagen en/of tijdstippen te plannen; 
• Beheer secretariaats-email. Zelf opvolgen en prioritering weten te geven aan de vele mails die dagelijks binnen komen. Hiervoor geen sturing of goedkeuring van projectleiding nodig hebben;
• Zakendiners organiseren en regelen; 
• Beheer en invoeren van opdrachten en bijbehorende formulieren in SAP; 
• Secretariaats-intranet beheren en coördineren;
• Assisteren bij de organisatie van bijeenkomsten en evenementen; 
• Regelen van attenties; 
• Office-management op de afdeling en vraagbaak voor collega’s.

Jij werkt 2 dagen per week (op locatie). Jouw duo-collega werkt 2 andere dagen op locatie. Uiteraard stemmen jullie onderling een en ander af. 

De Alliantie Vught Verdiept is een unieke samenwerking tussen ProRail, Boskalis en Van Hattum en Blankevoort. Samen gaan zij de komende 5 jaar aan de slag met het project om een verdiepte ligging van het spoor in Vught te realiseren. Dit is een onderdeel van het Programma Hoogfrequent Spoorvervoer van ProRail.

De dagelijkse leiding van de alliantie is in handen van het Alliantie Management Team (AMT). Het AMT bestaat uit 4 personen: een alliantiemanager, een projectmanager, een cost & change manager en een omgevingsmanager. De alliantie is groeiende en hier werken nu ongeveer 100 medewerkers. Elk AMT-lid heeft een afdeling/team onder zich.

De werklocatie van de Alliantie is  ‘s-Hertogenbosch. Hier hebben zij 3 torens ter beschikking met vergaderruimtes en werkplekken. Je kan hier voor de deur gratis parkeren en er is een ruimte waar geluncht kan worden.