Directiesecretaris MT CIO

ml. T131620

Gemeente Utrecht

Korte beschrijving speelveld  
Utrecht heeft jou nodig!
Utrecht groeit, dat vraagt om nieuwe oplossingen. Wat in Utrecht nodig is, staat centraal in ons werk. Vanuit het Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk (BSN) wordt door verschillende afdelingen en diverse invalshoeken een bijdrage geleverd aan de opgave waar onze stad en onze organisatie voor gesteld staat. 

Het MT CIO wordt gevormd door de managers van de afdelingen CIO Office, DomstadIT en Informatie en Procesmanagement (IPM). Het CIO Office voert centrale regie op de gehele Informatievoorziening van de organisatie. DomstadIT is de afdeling bij de gemeente Utrecht die in nauwe samenwerking met andere organisatieonderdelen ICT ontwikkelt, levert, installeert en beheert om te zorgen voor een stabiele en optimaal beschikbare ICT-infrastructuur. De afdeling IPM helpt mee om processen zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten, te beheren en om de informatiehuishouding op orde te brengen en te houden. Door het combineren van de kennis van processen en IT optimaliseren we de bedrijfsvoeringskolom. 
 
Opdrachtomschrijving 
Als directiesecretaris voor Informatie- en Procesmanagement (IPM) ben je lid van het Managementteam (MT) en fungeer je als businesspartner voor de directeur en de managers. Je helpt het MT en de afdeling koers te houden waar het gaat om het behalen van de strategische doelen. Je bereidt de vergaderingen van het MT voor en zorgt voor adequate besluitvorming. Je bent een belangrijke schakel in de managementcyclus door in nauwe samenwerking met anderen te zorgen voor betrouwbare sturingsinformatie. Als strategisch adviseur adviseer je gevraagd en ongevraagd over dossiers in de portefeuille van het MT CIO en de CIO, je signaleert trends en ontwikkelingen en kijkt naar de mogelijkheden met betrekking tot de verdere ontwikkeling van de organisatie. 
 

• Je geeft strategisch advies aan de directeur en de managers van IPM. Je houdt het MT en de afdeling scherp en koersvast waar het gaat om het realiseren met de juiste prioriteitstelling van de strategische doelen. Voor zover sprake is van een veranderopdracht, draag je bij aan de realisatie hiervan. Je anticipeert op de gevolgen van beleidskeuzes en de gevolgen daarvan voor de strategische doelen. Je levert een bijdrage aan organisatieontwikkeling, o.a. Door als opdrachtgever te fungeren voor een aantal strategische speerpunten. 
•  Je zorgt voor het organiseren en voorbereiden van MT-vergaderingen en heidagen. Je bereidt met de inbrengende collega's de agendapunten voor. Je zorgt voor opvolging van de gemaakte afspraken en je bewaakt de voortgang daarvan. Je zorgt ervoor dat belangrijke stakeholders, zoals business controller, HR business partner en strategisch adviseurs binnen de afdeling tijdig beschikken over relevante informatie. Je hebt een 'poortwachtersrol' als het gaat om de kwaliteit van beslisdocumenten die vanuit de afdeling worden opgesteld. 
•  Je draagt bij aan het realiseren van de verantwoordelijkheden en taken die voor de directeur en de afdeling voortvloeien uit de managementcyclus. Hierbij zorg je in het bijzonder voor het (laten) ontwikkelen, in stand houden en tijdig verschaffen van betrouwbare sturingsinformatie vanuit de afdeling aan zowel de directeur als het MT. Dit in nauwe samenspraak met de Business controller en de HR business partner. Desgewenst heb je een coördinerende rol. Richting de betrokken managers vergroot je door jouw inbreng de planbaarheid en het gevoel van voorspelbaarheid van de managementcyclus. 
• Je zorgt in samenspraak met de directeur en de andere managers voor de communicatie over voorgaande binnen en buiten de afdeling. 
• Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden. 
   
  

Resultaat van de opdracht 
Als alle beschreven taken weer belegd zijn bij een vaste collega / vaste invulling voor de taken en dat die ook zijn ingebed.  
 
Jij hebt/bent: 
•    Een wo-opleiding, bijvoorbeeld richting organisatiewetenschappen, bestuurskunde of vergelijkbaar.
•    Enkele jaren (minimaal 4 jaar) relevante werkervaring binnen de overheid op wo-niveau.  
•    Kennis van en ervaring met advisering en besluitvorming in een politiek bestuurlijke omgeving en/of het ontwikkelen en vormgeven op concernniveau van doelen en strategieën die richtinggevend zijn voor de organisatie. 
•    Ervaring in een rol of functie van directiesecretaris en/of manager is een pré. 
•    Kennis van en inzicht in het functioneren van een gemeentelijke organisatie in haar omgeving is een pré.
•    Kennis van het vakgebied IPM en de relatie met andere vakgebieden.  
 
Verder herken je je in de volgende competenties/vaardigheden:  
•    Je bent in staat je nieuwe dossiers snel eigen te maken en met die kennis anderen optimaal te adviseren.  
•    Je werkt resultaatgericht met overtuigingskracht en weet andere op een prettige manier mee te krijgen en te motiveren.  
•    Je communiceert graag en goed, schrijft vlot en hebt een proactieve werkhouding met een nieuwsgierige blik.  
•    Analytisch sterk en omgevingsbewust: voor alle werkzaamheden en dossiers geldt dat je snel en makkelijk schakelt tussen strategische vaardigheden en operationele actie met oog voor mens en organisatie. 
 
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina.  
 
Goed om te weten  
Gesprekken zijn gepland op 7 februari 2025. Er wordt contact met je opgenomen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.  
 
Het is mogelijk om hybride te werken, woensdagen zijn vaste kantoordagen op het Stadskantoor.  
 
De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief en circa 75% voor kwaliteit. 
 
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.  
  
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.  
 
Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.  
  
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.  
 
Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure. 

Eisen

• Je hebt een afgeronde opleiding op wo-niveau:
• Je hebt kennis van en ervaring met advisering en besluitvorming in een politiek bestuurlijke omgeving en/of het ontwikkelen en vormgeven op concernniveau van doelen en strategieën die richtinggevend zijn voor de organisatie:
• Je hebt enkele jaren (minimaal 4 jaar) relevante werkervaring binnen overheid op wo-niveau:
• Heb je ervaring in een rol of functie van directiesecretaris en/of manager:
• Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver.

  Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit.
  Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten.

  Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.

Let op:

Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP'ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• Je hebt een afgeronde opleiding op wo-niveau:
• Je hebt kennis van en ervaring met advisering en besluitvorming in een politiek bestuurlijke omgeving en/of het ontwikkelen en vormgeven op concernniveau van doelen en strategieën die richtinggevend zijn voor de organisatie:
• Je hebt enkele jaren (minimaal 4 jaar) relevante werkervaring binnen overheid op wo-niveau:
• Heb je ervaring in een rol of functie van directiesecretaris en/of manager:
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
• Voor detacheerders: Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)

• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen