Projectleider aanbestedingstrajecten

ml. T131360

Gemeente Utrecht

Utrecht heeft jou nodig!
Stadsbedrijven is een dienst binnen de gemeente Utrecht en is verantwoordelijk voor alle rollende en varende voertuigen binnen de gemeente Utrecht.

Mede omdat de omvang en de diversiteit van onze inkoop zo groot is, is het belangrijk dat we doeltreffend zijn. Doelen zijn allereerst dat we de goede dingen kopen, passend bij de behoefte van de gebruiker en passend bij onze ambities, waaronder Social Return en MVOI. Als projectleider heb jij een belangrijke bijdrage in het realiseren van onze doelen.

Opdrachtomschrijving
Als projectleider van de inkoop van divers materieel en mogelijke systemen draai je volledig mee in de inkoopaanbesteding als vertegenwoordiging van de afdeling. Samen met een inkoopadviseur doorloop je een aanbestedingsprocedure. Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het resultaat van de aanbesteding. In het wervingsteam betrekken van de juiste inhoudelijke mensen van de afdeling. De implementatie van het contract in de uitvoering en borgen in een goede werkwijze in de afdeling. Bewaken van het inkoopbudget Het inkoopproces is de verantwoordelijkheid van de inkoopadviseur.

De prioriteit voor de komende periode ligt bij de aanbesteding van divers materieel, aantal aanbestedingen die op stapel staan zijn, dienstvoertuigen, ritregistratie, zware voertuigen (vrachtwagens, veegmachines), mede als voorzieningen die daarbij nodig zijn.
Je vormt een projectteam (in samenwerking met afdeling Materieel Beheer en de desbetreffende afdeling waar de middelen voor zijn) waar inhoudsdeskundige en de eindgebruiker een belangrijke rol hebben.

Jouw werkzaamheden:
•    Aanleggen van een goede structuur en overzicht houden van alle fasen van de diverse projecten, waar jij verantwoordelijk voor bent.
•    Fungeren als projectleider tussen inkoop, decentrale inkopers/ contractmanagement/ betrokken medewerkers vanuit de intern gemeentelijke klanten.
•    Organiseren van projectgroep-vergaderingen en sturen op proces en inhoud.
•    Beschrijven van een projectaanpak.
•    Verantwoordelijk voor het programma van eisen; je schrijft dit samen met het wervingsteam.
•    Rapporteren, zowel mondeling als schriftelijk, aan de opdrachtgever(s).
•    Continue werken aan dossieropbouw.
•    Samenwerken met collega's op operationeel en tactisch niveau.

Je bent tenminste 2 dagen in de week op locatie, of zoveel vaker als de opdracht daarom vraagt. 
    
Jij bent/hebt: 
•    Minimaal een hbo werk- en denkniveau.
•    Minimaal drie jaar ervaring als projectverantwoordelijke voor (Europese aanbestedingen), waarbij je tenminste 3 Europese aanbesteding zelfstandig hebt begeleid; bij voorkeur heb je kennis van (zwaar) materieel.
•    Minimaal 3 jaar recente Projectleiders ervaring is belangrijk. Je bent bekend met het inkoopproces en weet welke stappen er in dit proces nodig zijn. Je begrijpt de aanbestedingswet en kunt werken met een inkoopbeleid zoals van gemeente Utrecht. 
•    Ervaring met het werken aan projecten in een politieke bestuurlijke omgeving.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:
•    Een proactieve houding, integer, accuraat, flexibel, breed inzetbaar, bezit overtuigingskracht en adviesvaardigheden en kan inspelen op ontwikkelingen. 
•    Je kunt snel een netwerk aanleggen en de juiste stakeholders informeren en betrekken. Je bent resultaatgericht en weet hoe je mensen het beste kunt motiveren.
•    Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina.  

Goed om te weten 
Gesprekken zijn gepland in de week van 3 februari 2025. Er wordt contact opgenomen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.  

Jouw werkplek is op de tractieweg 2. Minimaal 50% van je tijd zal je daar aanwezig moeten zijn. De werkplek is bereikbaar met openbaar vervoer vanaf station Zuilen.
  
In het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) is inschrijving door zzp'ers niet toegestaan.  
 
Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure. 
 
De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%. 
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.  
  
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.  
 
Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.  
  
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend. 

Eisen

• Je beschikt over minimaal een hbo werk- en denkniveau
• Je hebt ervaring met het werken aan projecten in een politieke bestuurlijke omgeving
• Je hebt minimaal 3 jaar recente Projectleiders ervaring en je bent bekend met het inkoopproces en weet welke stappen er in dit proces nodig zijn. Je begrijpt de aanbestedingswet en kunt werken met een inkoopbeleid zoals van gemeente Utrecht
• Geef aan waar je voornaamste werkervaring bij de overheid ligt: G4-gemeente; Rijksoverheid; 100.000+ gemeente; Kleinere gemeente; Verenging/Stichting; Geen.
• Beschrijf je ervaring als projectverantwoordelijke (voor Europese aanbestedingen), waarbij je tenminste 3 Europese aanbesteding zelfstandig hebt begeleid; hierbij leg je uit wat je kennis is van (zwaar) materieel
• Voeg hier je CV toe.
  Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver.
  Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit.
  Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten.
  Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP'ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

• Je beschikt over minimaal een hbo werk- en denkniveau
• Je hebt ervaring met het werken aan projecten in een politieke bestuurlijke omgeving
• Je hebt minimaal 3 jaar recente Projectleiders ervaring en je bent bekend met het inkoopproces en weet welke stappen er in dit proces nodig zijn. Je begrijpt de aanbestedingswet en kunt werken met een inkoopbeleid zoals van gemeente Utrecht
• Geef aan waar je voornaamste werkervaring bij de overheid ligt: G4-gemeente; Rijksoverheid; 100.000+ gemeente; Kleinere gemeente; Verenging/Stichting; Geen.
• Beschrijf je ervaring als projectverantwoordelijke (voor Europese aanbestedingen), waarbij je tenminste 3 Europese aanbesteding zelfstandig hebt begeleid; hierbij leg je uit wat je kennis is van (zwaar) materieel
• Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee)
• Voor detacheerders: Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)