Projectleider Gemeentekantoor

Omschrijving

De bestuursopdracht voor de realisatie van een goede en duurzame huisvesting leidde tot een scenarioverkenning in de vorm van een startnotitie scenariokeuze met 3 realistische scenario's. Deze scenario's zijn voorgelegd aan de gemeenteraad. Deze heeft besloten mee te gaan in het voorstel van het College voor het scenario Sloop-Nieuwbouw. De gemeente heeft het voornemen om een integraal projectleider aan te stellen voor gemeentehuis, Jagtlust en de omringende terreinen.

Opdracht

Het door de gemeenteraad gekozen scenario; Sloop-Nieuwbouw zal in stappen worden uitgewerkt. Te beginnen met een herijking van het huisvestingsconcept resulterend in een programma van eisen. Hiervoor zal een externe partij worden aangetrokken. In het huisvestingsconcept en het programma van eisen zullen de resultaten van de participatie voor gebruik van Jagtlust worden verwerkt. Gelijktijdig zal er een quickscan worden uitgevoerd naar gebouwen in de gemeente De Bilt die mogelijk geschikt zijn om te gebruiken als gemeentehuis. Vervolgens zal er een plan van aanpak worden opgesteld om te komen tot een bouwplan. Hierin zal mede de aanbestedingsstrategie worden opgenomen. Na interne goedkeuring door de gemeenteraad zal een aanvraag van een omgevingsvergunning voorbereid. Afhankelijk van het stedenbouwkundig model zal een visie op tijdelijke huisvesting tijdens de realisatiefase worden ontwikkeld.

Doel van de opdracht:

Te komen tot realisatie van het gemeentehuis en het (mogelijk) organiseren van tijdelijke huisvesting voor de organisatie gedurende de bouw.

De inkoopbehoefte betreft het volgende:

Wij zijn op zoek naar een projectleider van een bureau dat uitgebreide ervaring heeft met zowel ontwikkeling als de bouw van gemeentehuizen. De projectleider moet in staat zijn om vanuit het bureau de benodigde expertise te betrekken die zowel de projectleider zelf als de gemeente niet (beschikbaar) hebben.

De scope van de opdracht omvat het volgende:

Deel 1

Er moeten verschillende trajecten worden opgestart met als doel om de raad vóór de zomer van 2025 een besluit te laten nemen over het te volgen stedenbouwkundig scenario, een voorbereidingskrediet en de projectbegroting.

Om dit te bereiken zijn de volgende trajecten nodig:

• Opstellen van de Huisvestingsvisie en een ruimtelijk- en technisch programma van eisen. Hiervoor zal een externe partij worden aangetrokken;
• Opstellen van een plan van aanpak met onder andere de projectorganisatie en de doorlooptijd;
• Opstellen van de financiële kaders van het project aan de hand van de huisvestingsvisie en de stedenbouwkundige randvoorwaarden;
• Quickscan van bestaand (gemeentelijk) vastgoed in gemeente De Bilt als mogelijke alternatieve locatie voor het nieuwe gemeentehuis;
• Aanscherpen van de stedenbouwkundige verkenning die door SVP architecten is gemaakt aan de hand van het programma van eisen. Hierin zal de potentie voor woningbouw in het ontwikkelgebied worden onderzocht;
• Organiseren van participatie intern (huisvestingsconcept) en extern (stedenbouw). Voor de interne participatie zal een expert worden ingehuurd;
• Uitwerking van de keuze voor een aanbestedingsvorm;
• Tijdelijke huisvesting: Uitwerking van potentiële locaties naar concreet voorstel inclusief een gedetailleerde planning en kostenraming.

Deel 2

Na besluitvorming over deel 1 en de vaststelling van het voorbereidingskrediet en de projectkosten zal een bouwplan worden gemaakt en zal een bouwpartner worden geselecteerd. Hiervoor zullen de volgende stappen doorlopen worden:

• Selectie van adviseurs voor het opstellen van het ontwerp: waaronder in ieder geval een architect, een installatie-, een duurzaamheidsadviseur, een constructeur en eventuele aanvullende adviseurs;
• Het in opdracht geven van diverse locatie onderzoeken zoals cultuurhistorie, archeologie, flora&fauna, bodemonderzoek, asbest (voor de sloop), verkeer etc.;
• Traject van "rekenen en tekenen": Van Programma van Eisen (PvE) naar Schetsontwerp (SO) naar een Voorlopig Ontwerp (VO) naar Definitief Ontwerp (DO) en de aanvraag van een bouwvergunning mede afhankelijk van de gekozen aanbestedingsvorm;
• Gedurende het ontwerptraject steeds stakeholders meenemen in de besluitvorming;
• Het aanvragen van een Omgevingsvergunning: Het verkrijgen van de benodigde vergunningen voor de bouw van het gemeentehuis en eventuele andere relevante vergunningen die nodig zijn voor de uitvoering van het project;
• Aanbesteden van de bouwwerkzaamheden

Stappenplan:

Deel 1

• Raadsbesluit over te volgen scenario: November 24;
• Startnotitie: December 24;
• Opstellen plan van aanpak: Januari - Februari 25;
• Opstellen huisvestingsconcept en ruimtelijk en technisch PvE: Januari -Maart 2025;
• Quickscan panden gemeente De Bilt: Januari - Februari 25;
• Participatie herbestemming Jagtlust (parallel traject): Januari 2025;
• Haalbaarheidsstudie incl Jagtlust, woningbouw: Maart - Juni 25;
• Opstellen aanbestedingsadvies en tijdelijke huisvesting: Maart - Juni 25;
• Opstellen begroting: April - Juni 25;
• Raadsbesluit over voortgang en aanbesteding: Juli 25.

Deel 2

• Aanbesteding architect en adviseurs voor opstellen ontwerp: Augustus 25;
• Maken ontwerp (VO - DO): September 25 - Maart 26;
• Voorbereiding aanvraag vergunning: April - Juni 26;
• Uitwerking tijdelijke huisvesting tot concreet plan en benodigd budget: April - Juli 26;
• Besluitvorming ontwerp, vergunning, bouwkrediet en start aanbesteding: Juli 26;
• Omgevingsplanprocedure: Augustus - December 26;
• Aanbesteding bouwpartner: Augustus - December 26;
• Omgevingsvergunning: Januari 27;
• Uitwerking plan naar Uitvoerings-gereed ontwerp: Januari - April 2027;
• Start bouw: Mei 27.

Planning is indicatief en mede afhankelijk van de gemeentebesluiten over de fasedocumenten en het aanbestedingsresultaat.

Omvang van de opdracht

Wij gaan uit van inzet van 16 uur per week, vanaf 1 december 2024 tot en met datum start bouw, waarbij wij vooralsnog uitgaan van 1 januari 2027.

De genoemde aantallen/omvang van de opdracht betreffen/betreft een inschatting van de aanbestedende dienst waaraan ondernemers geen enkel recht kunnen ontlenen.

De opdracht vormt een logisch en economisch gebruikelijk geheel, omdat de beschreven stappen in samenhang moeten worden uitgevoerd en het van belang is dat opdrachtnemer kennis heeft van de stand van zaken van de trajecten. Het is niet wenselijk om het project te splitsen in deelprojecten en hiervoor apart opdracht te verstrekken.

12 maanden | 16 uur per week | 0,44 fte

Eisen:

• Een afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau;
• Werkervaring als projectleider van (ver)nieuwbouw van een gemeentehuis;
• Werkervaring met werken in het politieke besluitvormingsproces en met schrijven van beslisdocumenten (zoals startnotities en collegevoorstellen);
• Werkervaring in het aansturen en motiveren van een projectteam;
• Werkervaring met het begeleiden van opdrachtgevers in het realiseren van ambities op gebied van duurzaamheid;
• Werkervaring met stakeholder management in het kader van participatie;
• Werkervaring met samenwerking met opdrachtgever als eindgebruiker.

Wensen:

• Minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 8 jaar met wet- en regelgeving op het gebied van vastgoedontwikkelingsprojecten en vergunningen;
• Werkervaring met het opstellen van projectorganisatie en projectbegrotingen;
• Werkervaring met verduurzaming in de bouw;
• Werkervaring met politiek-bestuurlijke sensitiviteit (boodschap en verhaal kunnen overbrengen aan college en raad).