Standplaats: LEIDEN
Duur: 01-04-2025 - 01-04-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 10-02-2025
Gemeente Leiderdorp
Gemeente Leiderdorp is op zoek naar een enthousiaste en proactieve bestuurssecretaresse voor de burgemeester.
Functieomschrijving
Iemand die goed kan plannen en organiseren en het echt als uitdaging ziet om dat ene gaatje te vinden voor een overleg in die overvolle agenda's van de burgemeester! In deze afwisselende functie voer je secretariaatswerkzaamheden en ben je hét aanspreekpunt voor de burgemeester die je ondersteunt.
Werkzaamheden
• Complex agendabeheer en het plannen van complexe afspraken.
• Beheren van de agenda en regelen van afspraken.
• Bewaken van het telefoonverkeer en aannemen van boodschappen.
• Regelen van taxivervoer en hotelovernachtingen.
• Ondersteunen bij het ontvangen van bezoekers.
• Verwerking en behandeling van post.
• Verzorgen van de social media van de burgemeester.
Jouw profiel
Jij bent een enthousiaste teamspeler; kunt goed samenwerken met verschillende disciplines en schakelen tussen verschillende niveaus is voor jou geen probleem. Ook ben je zorgvuldig, proactief, stressbestendig en heb je een 'can do'-mentaliteit. Je gaat planmatig te werk, bent omgevingsbewust en resultaatgericht. Je kunt heel goed prioriteiten stellen en overzicht houden zie je als een uitdaging. Je bent flexibel en als het werk een keer afgemaakt moet worden na werktijd, is dat voor jou geen probleem.
Kennis en ervaring
• Minimaal MBO werk- en denkniveau en een relevante opleiding directiesecretaresse.
• Kennis en ervaring in met een gemeentelijke organisatie op secretarieel gebied.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel schriftelijk als mondeling.
• Ruime ervaring met Microsoft Office.
• Ruime ervaring met het beheren van social media voor een bestuurder.
Team
Het team Bestuur en organisatie ondersteuning is gezamenlijk verantwoordelijk voor de ondersteuning van het bestuur en het management. Naast de uitvoering van taken, heeft het team een actieve bijdrage aan het eindresultaat en voor de samenwerking en voor de benodigde ontwikkeling om daar te komen. Problemen worden ook gezamenlijk aangepakt en collega's helpen elkaar. Ook leveren teamleden een bijdrage aan teamzaken zoals het budgetbeheer en HRM gerelateerde zaken. Het team Bestuur en organisatie ondersteuning bestaat uit 17 medewerkers. In het team is de sfeer te omschrijven als dynamisch waarbij de vraag uit de samenleving en werken dichtbij het bestuur centraal staat.
Functie-eisen:
(Uiterlijke) startdatum op 1 april 2025 voor de genoemde uren
Minimaal MBO werk- en denkniveau;
Een relevante opleiding directiesecretaresse;
Kennis en ervaring in met een gemeentelijke organisatie op secretarieel gebied;
Aantoonbare ervaring met het beheren van social media voor een bestuurder.
Wensen:
Uitstekende schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal;
Ruime ervaring met Microsoft Office;
Ervaring met ondersteuning voor een burgemeester