Directiesecretaris

Functieomschrijving

Als directiesecretaris ben je onmisbaar in de ondersteuning van de Vestigingsdirecteur. Je ondersteunt op inhoudelijk en procesmatig gebied. PI Alphen is de grootste inrichting van Nederland en je werkzaamheden zijn veelzijdig en uitdagend. Je signaleert en analyseert ontwikkelingen op het werkveld van het gevangeniswezen en brengt hierover advies uit aan de vestigingsdirecteur. Je bent op de hoogte van relevante onderwerpen die de vestiging betreffen en maakt hierover adviezen en rapportages. Je stelt planning op voor projecten, bewaakt hier de voortgang van en signaleert knelpunten en doet een voorstel om deze op te lossen. Je neemt deel aan projecten en bent in staat de vestigingsdirecteur te vervangen bij afwezigheid bij overleggen. Daarnaast bereid je (externe) activiteiten van de vestigingsdirecteur grondig voor.

Als directiesecretaris adviseer je over bedrijfsvoering, stel je correspondentie op en handel je deze af. Je bereidt vergadering voor, stelt discussienota's en adviezen op en draagt relevante agendapunten aan. Daarnaast neem je ook deel aan de vergaderingen, geeft toelichtingen, stelt verslagen op en werk besluiten op. Je zet actiepunten uit in de organisatie, bewaakt de voortgang en afhandeling. In werkgroepen die ingesteld zijn door het MT fungeer je als secretaris.

Functie-eisen

• Een HBO opleiding (bijvoorbeeld in een juridische of administratieve richting);
• Kennis van ontwikkelingen op het werkterrein van DJI/GW;
• Kennis van relevante regelgeving, richtlijnen en procedures;
• Kennis van de bedrijfsvoering van de vestiging;
• Inzicht in de organisatie en taakverdeling binnen de vestiging.

Dit is je kracht:

• Je bent sterk in het verzamelen, analyseren en verwerken van informatie;
• Zeer goede schrijfvaardigheid en je bent sterk in het schrijven van adviezen;
• Je kan goed processen coördineren;
• Je bent goed in staat de vestigingsdirecteur te voorzien van relevante informatie;
• Je kan goed onderscheiden welke zaken direct moeten worden opgepakt of op een later moment kunnen;
• Je staat stevig in je schoenen en beschikt over organisatiesensitiviteit.

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
• .
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.