Functieomschrijving
Wij zoeken voor het secretariaat van de directeur-generaal (dg) Rechtshandhaving en Rechtspleging tijdelijk een ervaren management-ondersteuner.
Je hebt als managementondersteuner van de directeur-generaal (dg) een dynamische functie met veel taken en verantwoordelijkheden, met name rondom het beheren van de agenda. Je vindt het leuk om afspraken in te plannen en te puzzelen op lastige afspraken, kunt snel schakelen als de agenda verandert en bent dienstverlenend ingesteld. Naast het inplannen van de afspraken zelf, zorg je ook dat de dg de benodigde informatie heeft voor het overleg en dat alle faciliteiten (bijv. Zaal) zijn geregeld. Je werkt nauw samen met de twee stafadviseurs van de dg. Met z'n drietjes vormen jullie de directe ondersteuning van de DG.
Als managementondersteuner van de dg ligt de nadruk de volgende werkzaamheden:
- het in overleg met de dg plannen van afspraken, inschatten van prioriteiten, anticiperen op ontwikkelingen en aanpassen van de agenda daarop;
- het organiseren van vergaderingen (van uitnodiging tot zaalreservering);
- Het bij houden van de inbox van de dg;
- het uitzetten van verzoeken tot en met verzamelen van input ten behoeve van annotaties bestemd voor de dg;
- het completeren, archiveren en verzenden van vergaderstukken;
- het zorgdragen voor bij het secretariaat ingekomen post voor de dg.
Het gaat om een tijdelijke functie. Zowel een tijdelijke aanstelling als detachering behoren tot de mogelijkheden. Ivm een detachering van de huidige secretaresse wordt na 6 maanden bekeken of indaling alsnog tot de mogelijkheden hoort. Hiervoor is natuurlijk wel goed functioneren vereist.
Functie-eisen
- Je kan snel schakelen en bent een organisatietalent, zeker in snel veranderende omstandigheden;
- Je hebt een stevige maar vriendelijke persoonlijkheid en bent dienstverlenend;
- Je bent accuraat, maar werkt wel snel;
- Je vindt het niet vervelend om ook buiten kantooruren iets te doen;
- Je kunt goed samenwerken, maar bent ook zelfstandig;
- Met het oog op continuïteit en rust is fysieke aanwezigheid belangrijk. Je bent daarom fysiek aanwezig op de Turfmarkt als de dg ook op kantoor is;
- Je hebt ruime ervaring in een soortgelijke functie (bij voorkeur in de ondersteuning voor een directeur-generaal, maar in ieder geval een bestuurder/directeur);
- ervaring binnen de rijksoverheid is een pre;
- het hebben van een geldige verklaring van geen bezwaar (veiligheidsonderzoek A) is een grote pre;
- ervaring met MS Windows, Outlook en Word en heeft de bereidheid en affiniteit om met andere computerprogramma's te werken (Digijust, iBabs).
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 8, schaal 9
- Dienstverband Detachering
- Contractduur 6 maanden
- Maximaal aantal uren per week 36
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Bijzonderheden
Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega's is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.
- Het hebben van een VGB naar aanleiding van een veiligheidsonderzoek is een grote pre voor deze functie, als iemand niet in het bezit is, zal dit alsnog nodig zijn.
- Het heeft de grote voorkeur dat de kandidaat in maart kan starten.
De selectiegesprekken vinden plaats in week 6 en week 7.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Het salaris bedraagt €3246 - €4868