Management- en beleidsondersteuner

Functieomschrijving

Ben je enerzijds sterk in plannen, aanjagen en prioriteren en anderzijds punctueel, oplossingsgericht en servicegericht maar wel zakelijk? Kun je daarnaast ook nog goed schrijven? Dan hebben wij een mooie, leerzame nieuwe uitdaging. Wij zoeken namelijk een duizendpoot die als management- en beleidsondersteuner komt werken bij onze directie Curatieve Zorg (CZ) van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)!

Wat ga je doen als management- en beleidsondersteuner?

"Bij ons ben je zeker van een drukke, leuke en afwisselende baan in een gezellig, collegiaal team waarin je de ene dag niet weet wat de volgende dag je gaat brengen. Elke dag is weer een verrassing!!" - Jacqueline Pas, management ondersteuner CZ.

Je functie bestaat uit twee delen, namelijk je werkt als secretaris van het MT-beleid en je voert een aantal werkzaamheden uit omtrent bedrijfsvoering, inkoop, financiële administratie en het beheren van de bijbehorende systemen.

Het MT-beleid is het wekelijks overleg van het managementteam van onze directie. Dit vindt plaats op maandagmiddag. Hier worden beleidsvraagstukken besproken. Naast de MT leden nemen gasten van binnen en buiten de directie deel aan dit overleg. Als secretaris ben je hierbij aanwezig om te notuleren. Van deze notulen maak je een verslag dat je afstemt met de gasten. Ook maak en beheer je in overleg met je MT-lid de (voorraad)agenda, attendeer je gasten op het op tijd en in de juiste vorm aanleveren van de stukken en verstuur je deze wekelijks.

Daarnaast stuur je samen met een collega op een aantal directiebrede werkzaamheden. Het gaat hier om werkzaamheden rondom inkoop en betaalbaarstelling van facturen. Je maakt beleidsrelevante rapporten openbaar en je vervult een aanjaagfunctie om het postregistratiesysteem Marjolein opgeruimd te houden. Nadat je goed ingewerkt bent delen jullie de verantwoordelijkheid voor deze werkzaamheden.

Als combinatie van werkzaamheden is dit een nieuwe functie. Het kan zijn dat er na verloop van tijd andere beleidsondersteunende werkzaamheden bijkomen.

Herken jij jezelf hierin?
Omdat je in een dynamische omgeving werkt is het belangrijk dat je proactief en stressbestendig bent. Het leggen en onderhouden van contacten gaat jou gemakkelijk af. Op je uitdrukkingsvaardigheid (mondeling en schriftelijk) is niets aan te merken en je vindt het fijn om samen te werken. Je pakt werkzaamheden proactief op en kunt prioriteren bij hoge werkdruk. In de hectiek neem je ook tijd voor reflectie. Je kunt relativeren, want wij werken hard en met plezier.

Functie-eisen

• HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring met notuleren en vindt het ook leuk om dit te doen;
• Ervaring binnen de Rijksoverheid is een pré;
• Je bent vaardig met Word, Excel en Outlook en bent zeer handig met systemen.

Arbeidsvoorwaarden

• Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur: 1 jaar

Bijzonderheden

• Aangezien het MT beleid op maandag is, is het noodzakelijk dat je op maandag op kantoor werkt.
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag;
• Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.