Senior adviseur backoffice

Aansturen en coördineren van processen binnen een organisatie met maatschappelijke relevantie. Je zet jouw expertise in om binnen deze dynamische organisatie de sleutelrol te vervullen in het verbeteren van interne processen en samenwerking te bevorderen. Dat is wat jij gaat doen als Senior Adviseur Backoffice bij de IND!

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering (BV) één vacature voor de functie van Senior Adviseur Backoffice (FGR: Senior Adviseur Bedrijfsvoering S12). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Vooraf aan de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd kan er een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd worden aangeboden, voor de duur van een jaar.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken met zich mee, die om continu verbeteringen vraagt in de ondersteuning van de organisatie. Hierbij staat integrale proactieve dienstverlening centraal.

De afdeling Huisvesting en Facilities (H&F) bestaat uit de teams Huisvesting, Facilitaire Kennis & Regie (FK&R) en Veiligheid. De Backoffice valt onder FK&R en zal naast FK&R ook de teams Huisvesting en Veiligheid faciliteren. Het team FK&R houdt de regie op de facilitaire dienstverlening door derden en is verantwoordelijk voor het accountmanagement richting de klantorganisatie. Het team werkt middels de Lean methode om continue verbeteringen in het proces door te voeren.

Voor de Backoffice van FK&R zijn we op zoek naar een senior adviseur Backoffice die verantwoordelijk wordt voor het aansturen en coördineren van de Backoffice.

Als Senior adviseur Backoffice zet je jouw brede expertise in om interne processen te verbeteren en samenwerking met andere afdelingen te bevorderen. De Backoffice is een aandachtsgebied binnen team FK&R die op korte termijn flink wordt uitgebreid in verband met de te verwachte ontwikkelingen. De Backoffice zal namelijk niet alleen diensten leveren aan FK&R maar ook aan de nieuwe teams Huisvesting en Veiligheid. De Backoffice staat voor de uitdaging om de processen te stroomlijnen, scherp te stellen, te implementeren en te verbeteren. Ook ligt er een taak voor de senior om ervoor te zorgen dat de Backoffice alle achterstanden wegwerkt en komt tot de samenstelling van een dienstencatalogus waarin de diensten/producten van de Backoffice zijn opgenomen. Dit alles naast de dagelijkse operationele taken. De senior moet in staat zijn om gesprekken te voeren op diverse niveaus (management, team, klanten, leveranciers en andere overheidsorganisaties). Als senior zul je de Backoffice in een dynamische omgeving moeten vormgeven en aansturen, waarbij je verbeterkansen signaleert en voortdurend inspeelt op de veranderende omgeving/behoeften.

Wat ga je doen?

De senior adviseur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de aansturing en coördinatie van de dagelijkse bedrijfsvoering binnen het aandachtsgebied Backoffice.

De senior adviseur speelt een sleutelrol in het verbeteren van interne processen en het bevorderen van efficiënte samenwerking tussen verschillende afdelingen. Dit omvat zowel strategische besluitvorming als tactische ondersteuning van operationele activiteiten. Het doel van de rol is om de efficiëntie en effectiviteit van de Backoffice functies te vergroten en bij te dragen aan duurzame oplossingen voor de afdeling.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Functionele aansturing van medewerkers van de Backoffice;
• 1e aanspreekpunt voor de klanten van de Backoffice (FK&R, Veiligheid, Huisvesting en buitenlocaties Zevenaar en Den Bosch);
• 1e aanspreekpunt voor de afstemming met andere afdelingen binnen de IND (JZ, VIC, FBI, Accountmanagers IUC en FDC);
• Vertalen van doelstellingen van de IND naar de werkzaamheden van de Backoffice;
• Beslissen over het toebedelen van taken aan de medewerkers van de Backoffice;
• Verantwoordelijk voor ontwikkeling strategische verbeterinitiatieven en optimaliseren processen Backoffice;
• Opstellen nota's;
• Helpt mee, coacht en draagt bij aan de verdere professionalisering van de Backoffice;
• Verantwoordelijk voor het onderhouden van de gemaakte afspraken binnen directie Bedrijfsvoering die betrekking hebben op de teams FK&R, Huisvesting en Veiligheid en de buitenlocaties.

Als Senior van de Backoffice kom je voor de uitdaging te staan het team te vormgeven, de processen te stroomlijnen, het takenpakket van de Backoffice af te bakenen en voor je teamgenoten te staan. Het aandachtsgebied Backoffice verdient positionering en ontwikkeling. Er wordt van je verwacht dat je initiatief neemt, met frisse ideeën komt en stevig in je schoenen staat.