Managementondersteuner

Functieomschrijving

Zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt achter de schermen? Word de onmisbare schakel binnen het directieteam van PI Heerhugowaard! Als managementondersteuner bij PI Heerhugowaard speel jij een sleutelrol in het soepel laten verlopen van dagelijkse processen. Jij bent de steunpilaar van de directie en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Samen met twee collega's ben jij verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waarin jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen.

Concreet betekent dit:

• Agenda- en postbeheer: Je beheert de agenda van de directie, houdt overzicht en zorgt dat afspraken efficiënt gepland worden. Bijvoorbeeld, wanneer een overleg met meerdere partijen uitloopt, zoek jij direct naar een oplossing om alle betrokkenen weer op één lijn te krijgen;
• Contactpersoon voor interne en externe vragen: Jij bent hét aanspreekpunt voor medewerkers en externe partijen met vragen over procedurele zaken. Bijvoorbeeld, je helpt een collega met een urgente vraag over beleid of coördineert een reactie naar een externe instantie;
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen: Je verzamelt agendapunten en input, stelt de agenda op en notuleert. Bijvoorbeeld, na diverse overleggen zet je de belangrijkste actiepunten helder op papier, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt;
• Post en correspondentie afhandelen: Je beoordeelt binnenkomende post en correspondentie op belang en prioriteit, en verstuurt brieven namens de directie. Bijvoorbeeld, je zorgt dat een dringende brief snel bij de juiste persoon terechtkomt en dat een officiële reactie op tijd de deur uitgaat;
• Ad-hoc ondersteuning: Je pakt onverwachte taken proactief op. Bijvoorbeeld, als een geplande presentatie van de directie technisch niet werkt, zorg jij binnen no-time voor een oplossing.

Functie-eisen

• Een afgeronde MBO-opleiding in een secretariële richting;
• Ruime ervaring als managementondersteuner;
• Kennis van managementondersteunende werkwijzen, procedures en methodieken;
• Vaardigheid in Microsoft Office-toepassingen;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede basiskennis van Engels;
• Ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving is een pré.

Jij bent een georganiseerde aanpakker die structuur brengt in een dynamische werkomgeving. Met jouw dienstverlenende instelling en scherpe oog voor detail weet je de directie optimaal te ondersteunen. Je beheert complexe agenda's, notuleert helder, en bewaakt de voortgang van afspraken. Communicatief ben je sterk, zowel mondeling als schriftelijk, en je denkt in oplossingen wanneer obstakels zich voordoen.