Directiesecretaresse bij defensie pijpleiding organisatie

Functieomschrijving

De Defensie Pijpleiding Organisatie (DPO) is onderdeel van het Commando Materieel & IT (COMMIT). In NAVO-verband verzorgt DPO de inname, opslag, controle, transport en aflevering van vliegtuigbrandstof, zowel in vredes- als in oorlogstijd. DPO is verantwoordelijk voor het systeem op Nederlands grondgebied. Het Nederlandse pijpleidingsysteem vormt samen met de systemen in Frankrijk, Duitsland, België en Luxemburg het Central Europe Pipeline System (CEPS).

DPO is op zoek naar een enthousiaste Directiesecretaresse.

Als Directiesecretaresse ontzorg je DPO door management-, secretariële en administratieve ondersteuning te verlenen. Jij bent de steun en toeverlaat als het gaat om het verzorgen van het agenda- en afsprakenbeheer van de directeur, het organiseren van vergaderingen, de verslaglegging hiervan en het juist inrichten van het Document Management Systeem (DMS). Het verzorgen van evenementen en mee-organiseren van internationale bedrijfs-brede activiteiten, net als de berichtgeving en foto's achteraf en het opzetten en bijhouden van overzichten en planningen hoort ook bij jouw werk.

Wat ga je doen? (Taken)

• Je verleent management- en secretariële ondersteuning door:
• de agenda van de directeur te beheren;
• zorg te dragen voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten;
• het rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken, actiepunten en besluiten;
• correspondentie en interne nieuwitems te verzorgen;
• het maken van afspraken en verzorgen van binnenlandse en buitenlandse dienstreizen;
• ruimtes, lunches, diners en/of hotelkamers te reserveren;
• bezoekers te ontvangen en te begeleiden.
• Je levert administratieve ondersteuning aan DPO:
• de afdelingen administratief te ondersteunen;
• in voorkomend geval relevante gegevens te verzamelen en te selecteren ten behoeve van managementinformatie, rapportages en ter onderbouwing van eventuele beleidsvoorstellen;
• archiefwerkzaamheden te verrichten en het juist bijhouden (inrichten) van het Document Management Systeem (DMS).
• Je verricht organisatorische en algemeen ondersteunende taken uit door:
• als contactpersoon voor facilitaire zaken te fungeren;
• DPO evenementen en internationale vergaderingen te coördineren/organiseren;
• Kantoorartikelen te beheren en bestellen.

Functie-eisen

Wat vragen we? (Kwalfcts)

• Secretariële opleiding op MBO-niveau
• Aanvullende cursussen behorend bij de functie van Directiesecretaresse
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels

Overige kennis en vaardigheden

• Ruime sociale vaardigheden, goede contactuele en communicatieve eigenschappen
• Enthousiasme en flexibiliteit
• Pro-actieve houding
• Gewend om initiatief te tonen
• Grote mate van zorgvuldigheid
• Vaardigheid in het stellen van prioriteiten
• Vaardigheid in het organiseren van bijeenkomsten en evenementen
• Vaardigheid in het uitwerken van vergaderingen
• Kennis van de Defensie- en CEPS-organisatie is een pré

Ervaringseisen:

• Ruime ervaring in een soortgelijke functie.

Arbeidsvoorwaarden

• Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• Contractduur: Betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast
• Maximaal aantal uren per week: 38

Meer over jouw toekomstige afdeling

De werkzaamheden worden verricht binnen de Defensie Pijpleidingorganisatie (DPO). DPO is onderdeel van het ministerie van Defensie en valt onder het Commando Materieel en IT (COMMIT). DPO werkt ook in een internationaal werkverband samen met andere landen.

Deze functie valt binnen de afdeling Ondersteuning. Deze afdeling heeft als doel het leveren van de ondersteuning voor het primaire proces van DPO.

Ondersteuning bestaat uit drie afdelingen:

• Secretariaat, HR, Communicatie en Verwerving,
• Finance Planning & Control en
• Bestuurlijke Informatievoorziening (ICT en Cyber).

De werkzaamheden worden verricht onder leiding van Senior Bedrijfsondersteuning.