Functieomschrijving
Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo'n 24.000 burgers bij Defensie. Binnen deze functie ga je aan de slag bij de Koninklijke Marechaussee met Schiphol als standplaats.
De werkzaamheden omvatten onder andere:
- Secretariële en administratieve ondersteuning
- Postverwerking: Behandelen van binnengekomen post, signaleren van urgente stukken, en toevoegen van relevante bescheiden.
- Agendabeheer: In overleg bijhouden en indelen van de agenda van het afdelingshoofd, en het attenderen op afspraken.
- Telefoonverkeer: Behandelen van inkomende telefoongesprekken, doorverbinden of doorverwijzen naar de juiste contactpersoon.
- Bezoekers: Ontvangen, begeleiden en introduceren van bezoekers.
- Vergaderingen: Administratief en organisatorisch voorbereiden, notuleren, verslaglegging verzorgen, stukken archiveren en bewaken van overeengekomen acties.
- Documentbeheer: Aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers.
- Voorraadbeheer: Onderhouden van een gebruiksvoorraad kantoorartikelen.
- Correspondentie: Verzorgen van brieven en correspondentie, controleren van uitgaande stukken op type- en taalfouten, lay-out en huisstijl.
- Actiepuntenlijsten: Opstellen en bijhouden van lijsten ten behoeve van de commandant.
- Vraagbaakfunctie: Fungeren als aanspreekpunt en buffer voor interne en externe vragen.
Samenstellen van managementinformatie
- Gegevensbeheer: Verzamelen en bijhouden van informatie over de aanwezigheid van medewerkers.
- Budgetbewaking: Toezicht houden op de toebedeelde budgetten, waaronder reis- en verblijfkosten, vorming en opleiding, en overige middelen.
Functie-eisen
Kwalificaties
- MBO;
- Opleiding tot managementassistent/ secretaresse;
- uitgebreide kennis van MS Officesoftware.
Gewenst:
- mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Engelse taal.
- relevante werkervaring
Kennis, inzicht en vaardigheden
- Kennis van secretariële en administratieve en organisatorische werkwijzen.
- Kennis van reguliere archiverings- en documentatietechnieken.
- Kennis van de, voor de functie relevante, interne administratieve en procedurele voorschriften.
- Kennis (op hoofdlijnen) van de aard van de werkzaamheden van de betreffende commandant of het afdeling-/sectiehoofd.
- Inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen.
- Vaardigheid in het vormen en bijhouden van werkdossiers of werkarchieven.
- Vaardigheid in het uitwerken van onvolledige conceptteksten.
- Vaardigheid in notuleren en verslaglegging.
- Vaardigheid om informatie te delen en kennis te borgen.
- Vaardigheid in het flexibel opereren binnen een team in een dynamische omgeving.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau: schaal 5
- Dienstverband: Tijdelijke aanstelling
- Contractduur: 1 jaar
Bijzonderheden
In voorkomend geval kunnen werkzaamheden worden verricht ten behoeve van andere clusters, dan wel directies.
Salarisomschrijving
Het salaris bedraagt €2918 - €3679