Functieomschrijving
Als managementondersteuner ben jij dé onmisbare rechterhand van de team- of afdelingsmanagers. Je belangrijkste doel is het ontzorgen van de managers. Door jouw inzet kan de manager zich volledig richten op zijn of haar kerntaken en verantwoordelijkheden. Want de organisatorische en administratieve zaken zijn bij jou in goede handen.
Afspraken inplannen en zorgen dat ze logisch op elkaar aansluiten? Dat regel jij met precisie. Je plant vergaderingen, verzorgt de notulen en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Een telefoontje of e-mail naar een (externe) relatie om een wijziging door te geven, doe je vanzelf.
Ondersteun je een afdelingsmanager? Dan beheer je ook de mailbox. Je zorgt voor een overzichtelijke stroom van informatie en prioriteert verzoeken. Mocht een collega een keer ziek zijn, dan neem je makkelijk de zaken over. Samen zorgen jullie dat managementtaken altijd worden uitgevoerd.
Verder help je jouw manager bij:
- Agenda- en afsprakenbeheer
- Afhandeling van binnenkomende telefoongesprekken.
- Administratie rondom poststukkenstroom
- Plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
- Vragen voor management en medewerkers
- Bestellen van geschenken zoals een bloemetje voor een belangrijke gebeurtenis voor een medewerker
Managementondersteuner bij RVO.
Functie-eisen
Je houdt ervan om twee stappen vooruit te denken en dingen alvast te regelen. Dat maakt je sterk in het plannen en organiseren. Je bent altijd 'in control'. Plannen en organiseren doe je bijvoorbeeld wanneer afspraken in de agenda's van managers moeten worden vastgelegd. Je zorgt ook voor voortgangscontrole door (bijvoorbeeld) te controleren of alle genodigden bij de vergadering aanwezig zijn. Of je checkt of alle randzaken eromheen geregeld zijn, zoals een lunch. Je probeert altijd proactief te handelen. Het is heel handig als je goed samenwerkt, want je gaat afspraken maken met collega's over werkverdeling, vervanging en je helpt elkaar waar nodig. Ten slotte ben je goed in 'op formele wijze schriftelijk en mondeling communiceren'. Soms is dat namelijk nodig als je met een externe klant schakelt.
Wat je verder nog in huis hebt:
- Je hebt mbo 4 werk- en denkniveau of minimaal 2 jaar werkervaring waarin je de competentie plannen en organiseren veelvuldig hebt ingezet.
- Je kunt goed overweg met digitale systemen, zoals Office en MS Teams.
- Je kunt in de Nederlandse taal op B1 niveau schriftelijk en mondeling communiceren.
Het salaris bedraagt €2866 - €3564