Functieomschrijving
Binnen het CBG worden meerdere projecten en programma's uitgevoerd. Sommige zijn Rijksbreed, andere worden ingezet vanuit het (internationale) vakgebied waarin het CBG werkt. Of het gaat om interne projecten, vaak gericht op verbetering of vernieuwing. De portfolioboard van het CBG weegt de prioriteit en uitvoerbaarheid van voorgenomen projecten. Daarbij wordt gekeken naar urgentie, tijd, capaciteit en budget.
Onze projectmanagers hebben allemaal één of meerdere programma's/projecten onder hun hoede, in looptijd variërend van enkele maanden tot meerdere jaren. De portfoliomanager en de projectmanagers worden in hun werk ondersteund door een PMO. Omdat er veel projecten zijn, die erg veel werk met zich meebrengen, zitten we te springen om meer ondersteuning.
Wat je gaat doen
Als PMO assisteer je enerzijds de portfolioboard (8 tot 12 uur per week) en anderzijds verschillende programma's/projecten (20 tot 24 uur per week).
Een samenvatting van je werkzaamheden:
- organiseren van meetings zoals de portfolioboard meeting, projectvergaderingen of workshops;
- voorbereiden van beslisdocumenten (zoals bijv. Agendaopleggers) voor een meeting;
- redigeren van documenten die in het programma/project nodig zijn;
- vastleggen van overlegresultaten (notuleren en uitwerken) of workshopresultaten;
- opzetten en beheren van projectdossiers (op de juiste manier bewaren van documenten);
- voorbereiden van voortgangsrapportages (planning, bezetting, budget) en bijbehorende risico analyse.
Waarom je dat wil doen
De projecten waar je mee te maken krijgt, zijn heel verschillend. Van security tot Europese medicijnregistratie, Wet Open Overheid of nieuwe software voor de hele organisatie. Je krijgt daardoor een goed beeld van de bewegingen binnen het CBG en daar ondersteun jij in. En omdat we een (voor overheidsbegrippen) kleine organisatie zijn, is de impact van je werk ook zichtbaar. Je hebt veel contact met collega's en waardering spreken we hardop uit.
Als jij het geweldig vindt om te faciliteren dat je collega's makkelijker en sneller hun werk kunnen doen, dan past deze rol goed bij jou!
Functie-eisen
Jouw profiel
Als PMO ben je een kei in analyseren wat hoofd- en bijzaken zijn en kun je razendsnel schakelen tussen diverse onderwerpen. Je voelt je comfortabel om in alle lagen van de organisatie met stakeholders te communiceren en je hebt een goed gevoel voor organisatiesensitiviteit. Boven alles ben je servicegericht, wat ook inhoudt dat je op een klantvriendelijke manier je grenzen kunt aangeven.
Verder zien we graag de volgende kwalificaties terug in je profiel:
- mbo/hbo werk- en denkniveau;
- relevante projectervaring op administratief en ondersteunend gebied;
- goede kennis van MS Office applicaties, in het bijzonder Sharepoint;
- kennis van projectmethodes (Prince2) en -tools (MS Projects) of bereid om dat op korte termijn te leren;
- goede beheersing van de Nederlandse taal, Engels is een pré.
Competenties bij deze functie: zelfstandig, pro-actief, omgevingsbewust, plannen en organiseren, overzicht houden in een hectische omgeving.
Het salaris bedraagt €3246 - €4340