Managementondersteuner

Functieomschrijving

Ben je op zoek naar een leuke baan als managementondersteuner? En hou je van een veelzijdige functie met afwisseling en verantwoordelijkheid? Solliciteer dan als managementondersteuner bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen.

Als managementondersteuner maak je onderdeel uit van het Bedrijfsbureau dat een belangrijke bijdrage levert aan de ondersteuning van de directies Onderwijspersoneel, Primair Onderwijs (OPO), Onderwijsprestaties, Voortgezet Onderwijs (OVO), Kansengelijkheid en Onderwijsondersteuning (KO) en Maatschappelijke Diensttijd (MDT).

We zoeken een managementondersteuner die we op meerdere plekken kunnen inzetten. Je verricht samen met je collega-managementondersteuners secretariële werkzaamheden voor de directeuren en MT-leden. De samenwerking met collega's vinden we daarom ook erg belangrijk.

Je werkt voor alle 4 directies en wordt ingezet daar waar je het meest nodig bent. Dit kan betekenen dat je een tijdje vaste dagen voor de ene directeur werkt en andere dagen van de week op de ondersteuning voor andere MT-leden wordt ingezet. Maar het kan ook zo zijn dat je elke dag een ander MT-lid ondersteunt. Het is fijn als je zelf ook signaleert waar ze jouw kennis en kunde nodig hebben. Er wordt dus wel wat van je flexibiliteit en pro-activiteit verwacht, dat maakt het werk afwisselend en nooit saai.

Een greep uit de werkzaamheden die voorbij komen:

• Je maakt afspraken in de agenda van de managers en zorgt ervoor dat (digitale) vergaderstukken voor hen klaar staan.
• Je plant en (mede)organiseert bijeenkomsten, zowel fysiek als online. Je reserveert hiervoor de catering en benodigde facilitaire voorzieningen en alles wat hier verder bij komt kijken.
• Je ontvangt bezoekers en beheert het mailverkeer in de dienstpostbus.
• Je registreert ziek- en betermeldingen.
• Je bent een vraagbaak en helpende hand voor de collega's.
• Je helpt het hoofd van het Bedrijfsbureau met de planning.

Functie-eisen

• je hebt een aantal jaar ervaring als managementassistent;
• je hebt ervaring met Outlook. Je bent in staat om je andere programma's, zoals iBabs en Proza, eigen te maken;
• je bent representatief, flexibel, klantvriendelijk en kunt goed in een team samenwerken;
• je kunt goed plannen en organiseren, bent proactief en kunt snel schakelen;
• je voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van ondersteuning en je weet om te gaan met vertrouwelijke informatie die je tijdens jouw werk onder ogen krijgt.