Managementondersteuner

Functieomschrijving

Het College van procureurs-generaal vormt het landelijk bestuur van het Openbaar Ministerie. Het College wordt hierin bijgestaan door een landelijke staf, gezamenlijk het Parket-Generaal (PaG) genoemd. Het PaG is opgedeeld in verschillende afdelingen. Binnen de afdeling Bedrijfsvoering en Staf zijn de volgende disciplines: secretariaatsfunctie, HRM advisering, business & financial control, facilitair management en informatiemanagement.

OMdat je elke dag de kans hebt om te groeien, is geen dag hetzelfde. Dat maakt deze functie zo leuk en uitdagend.

De drie belangrijkste elementen van de functie zijn:

• agendabeheer en mailboxbeheer, je maakt de puzzel van verschillende agenda's en houdt daarbij rekening met de wensen van jouw functionaris;
• het ontvangen van bezoek en deze gasten begeleid je op een prettige manier;
• het zorgdragen voor een goed lopend secretariaat.

Als managementondersteuner ben je primair verantwoordelijk voor het zo organiseren van de werkzaamheden dat de beschikbare werktijd optimaal wordt benut. Dit gebeurt onder andere door een continu timemanagement van de agenda. Belangrijk is dat je samen met jouw directe collega's zorg draagt voor een soepel lopend secretariaat en proactief bijspringt waar nodig.

Je verricht alle voorkomende secretariële en ondersteunende werkzaamheden. Je regisseert de agenda en de bijbehorende stroom van informatie (e-mail verkeer, telefoon, vergaderstukken). Daarbij houd je rekening met belangen, prioriteiten en samenhang met andere zaken. Tevens dien je de samenhang met de agenda's en portefeuilles van de andere functionarissen (procureurs-generaal, directeuren en MT-leden) te bewaken en daarop te sturen. Je maakt zelfstandig en op basis van voldoende informatie een zorgvuldige inschatting van de verschillende belangen zodat (ook zonder ruggespraak) tijdig een besluit kan worden genomen over de dagindeling en agenda-invulling. Je onderhoudt daartoe veel contact met interne en externe stakeholders, waarmee je helder en zakelijk communiceert met gevoel voor de context en de politieke setting.

Je ontvangt en begeleidt het nationale en internationale bezoek dat op het Parket-Generaal komt op een prettige en klantvriendelijke manier.

Functie-eisen

Je hebt ervaring als (directie)secretaresse, managementassistent of officemanager en bent toe aan een volgende stap. Je durft het initiatief te nemen, weet wat het betekent om servicegericht te werken en maakt makkelijk contact met jouw omgeving. Je vindt het leuk om snel te schakelen, denkt in oplossingen en krijgt misschien wel vleugels als je enige druk of stress ervaart. Daarnaast ben je integer, collegiaal, representatief en vind je het prettig om in een team te werken.

Daarnaast beschik je over:

• mbo werk- en denkniveau, voorkeur met een secretariële opleiding;
• aantoonbare relevante werkervaring;
• goede beheersing van de applicaties die binnen het Rijk worden gebruikt;
• goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Het hebben van werkervaring met een politiek-bestuurlijke omgeving en ervaring met het werken in een ondersteunerspool is een pre.

Openbaar Ministerie nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.