Directiesecretaresse

Als Directiesecretaresse blink je uit in zowel samen- en zelfstandig werken. Je staat in ieder geval aan de lat om de (concern)directeur volledig te ondersteunen en ontzorgen. Dit doe je door voorbereid aan tafel te zitten, vragen te stellen en je acties en werkstijl aan te passen naar gelang de behoefte. Proactief zijn is voor jou een vanzelfsprekendheid. Ook in je samenwerking met de andere collega's uit het team directiesecretaresses en managementassistente, waarvoor je soms taken waarneemt. Je weet je heel natuurlijk aan te passen naar wat dat van jou vraagt. Jij vindt het een uitdaging en kans om vernieuwende en creatieve, efficiënte oplossingen te bedenken voor de agenda en het ontzorgen van de (concern)directeur.  Verder besef jij dat jouw rol meer is dan het bedienen van een directeur en dat jij een belangrijke schakel bent in het goed functioneren van een cluster als Stadsontwikkeling. Je vindt het daarom leuk om ook afspraken en bijeenkomsten te organiseren die afstralen op de directie in den brede. Dit doe je soms alleen, soms samen, maar altijd transparant. Als collega's uit het cluster met jou hebben samengewerkt, doen ze dat graag nog een keer. Je werkt nauw samen met de collega directiesecretaresses, managementassistente en met de directiesecretarissen en -adviseur van de (concern)directeur.

Wat je concreet gaat doen?

• Voor de (concern)directeur beheer je de complexe agenda en de constante stroom aan telefoon en e-mail. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voorkomen en handelt deze af waar mogelijk. Je kunt uitstekend structureren, ordenen, hoofd- van bijzaken onderscheiden en inleven in de behoeften van anderen. Eventueel behoort het notuleren van overleggen ook tot de mogelijkheden;
• Je bereidt het wekelijkse agendaoverleg met de (concern)directeur en de directiesecretarissen voor. Je hebt en biedt overzicht en hebt mogelijke oplossingen bedacht voor knelpunten in de agenda de komende weken. Je stelt de vragen die de (concern)directeur helpen om te reflecteren op de te maken en gemaakte keuzes en die jou helpen om de agenda werkbaar te houden;
• Je hebt zicht op de belangrijkste onderwerpen en dossiers waar de (concern)directeur aan werkt en relaties die worden onderhouden. Daar anticipeer je op in de prioriteitstelling, in afstemming met het team rondom de directeur.
• Naast deze vaste en bijkomende (in het verlengde van de ondersteuning van de (concern)directeur) werkzaamheden vervang je in het team ook een collega wanneer deze roostervrij is of collega's die voor een langere periode afwezig zijn met verlof.

Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Je hebt ervaring in een soortgelijke rol, bent precies, planmatig, communicatief en taalvaardig, flexibel en resultaatgericht maar bovenal bruis je van enthousiasme om in een dynamische afdeling in een open en goede sfeer gezamenlijk hard te werken. Je denkt graag mee, je bent gericht op het onderhouden van relaties, je bent omgevingsbewust, kan goed samenwerken en weet verbindingen te leggen. Outlook en de office pakketten zoals MS Teams zijn voor jou gesneden koek en je maakt de verschillende systemen van de gemeente zoals IBABS, ValidSign en DIVA snel eigen ook om de mogelijkheden die dit digitaal biedt optimaal te benutten.

Wat je ook meeneemt

Eisen

• Afgeronde HBO opleiding, bij voorkeur in de richting van secretaresse;
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke organisatie;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Je hebt uitstekende planningsvaardigheden, die jou helpen bij het verzorgen van een strakke planning, logistiek en de bijbehorende vergaderstukken;
• Je hebt een hoge betrouwbaarheidsfactor; je zegt wat je doet en doet wat je zegt;
• Je bent accuraat in stukken, de nummering, huisstijl en in de verzending van ook vertrouwelijke stukken;
• Kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams, Microsoft Planner;
• Je bent 34-36 uur beschikbaar.

Wensen

• Je hebt ervaring als secretaresse bij een gemeente met meer dan 500.000 inwoners;
• Je hebt ervaring met het werken voor een directeur met een groot netwerk, veel nevenactiviteiten en een volle agenda;
• Je hebt kennis van en ervaring met DIVA;
• Je hebt kennis van en ervaring met iBabs: het vergadersysteem binnen de organisatie;
• Je hebt kennis van en ervaring met Planon;
• Je hebt kennis van en ervaring met Oracle EBS, Module Inkoop.

Een salaris dat past bij wie je bent en wat je kunt. Afhankelijk van onder andere jouw ervaring maximaal € 4.297,- (schaal 8) bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
En verder goede arbeidsvoorwaarden, o.a.

• Een 36-urige werkweek met flexibele werktijden;
• Een ABP-keuzepensioen;
• Reiskostenvergoeding, waarbij we reizen per openbaar vervoer stimuleren;
• Uitstekende verlofregelingen;
• Een aantrekkelijk opleidingsprogramma;
• Een individueel keuzebudget van 17,05%. Aan jou de keuze wat je met dit budget doet.

Vakantiegeld? Een keer per jaar laten uitbetalen? Extra verlofuren? Het kan allemaal! De afdeling Directie- en Bestuursondersteuning (DBO) van het cluster Stadsontwikkeling (SO) ondersteunt de directie en het college van Burgemeester en Wethouders. DBO coördineert en adviseert op de bestuurlijke besluitvorming ron­­dom werkzaamheden van SO en is de adviseur op het gebied van be­stuur­­lijke dienst­verlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening. Het secretariaat en dagelijkse ondersteuning van de directieleden van SO is ook een verantwoordelijkheid van DBO. DBO functioneert binnen SO als stafafdeling rechtstreeks onder de Concerndirecteur Stadsontwikkeling (evenals de afdeling Strategie). In alles is de afdeling -als spin in het web- vanuit regie verbonden met de organisatie, directie en het bestuur. De afdeling kent een formatie van circa 45 fte, verdeeld over drie teams: het team Advies & Regie, het team Directie & Managementondersteuning en het team Data & Analyse. De sfeer binnen de afdeling is informeel, gezellig, hardwerkend, accuraat, resultaat- en oplossingsgericht en in verbinding met de andere clusters en partners in en buiten de stad.
  Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo'n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.
  Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Koen Olmer, recruiter, te bereiken via tel. 06-42108993.
Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Anita Vromans, Teamleider, te bereiken via tel. 06-48458945.

De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 6 en 7 (1e gesprek) en week 7 en 8 (2e gesprek).

Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.

Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.
  Geef richting aan de dag van onze directie, transparant en professioneel.

Contact

• Koen Olmer
• Recruiter
• k.olmer@rotterdam.nl
• 0642108993

https://www.werkenvoorrotterdam.nl