Officemanager

sta SRQ175850. Zuid-Holland Bereikbaar

Functiebeschrijving

Zuid-Holland Bereikbaar is volop in beweging! Voor het versterken van ons team zijn we op zoek naar een Officemanager voor de ondersteuning van het MT en het relatiebeheer met onze partners en medewerker.

Wie is ZHB?
Zuid-Holland Bereikbaar is een samenwerking van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam en ProRail.
Onze hoofdtaak is het verbeteren van de bereikbaarheid en leefbaarheid in Zuid-Holland. Om dit te realiseren zorgen wij, met de partners, dat de hinder tijdens werkzaamheden beperkt blijft en leveren wij een bijdrage aan de duurzame mobiliteitstransitie. We hebben meer dan 100 medewerkers die werken bij ZHB.

Wat doet de Officemanager?
Belangrijke taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Beheren van de agenda's van de directeur en portefeuillehouders;
• Plannen van vergaderingen, bestuurlijke overleggen en afspraken;
• Verzorgen van de inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post);
• Ondersteunen bij activiteiten op gebied van facilitaire zaken, zoals inkoop kantoorartikelen, het (doen) verzorgen van de kantooromgeving, enzovoort;
• Ondersteuning bij de totstandkoming en desgewenst verspreiding van notities, memo's, brieven, verslagen, rapporten, enzovoort;
• Ondersteuning bij het relatiebeheer (o.a. Adressenbestand, CRM);
• Ondersteuning bij het organiseren van evenementen, netwerkborrels, enzovoort;
• Archiefbeheer & ondersteuning bij digitale omgeving (i.s.m. Portefeuillehouder bedrijfsvoering).

Het Officeteam bestaat uit 2 fulltime  medewerkers die goed met elkaar samenwerken en waar nodig elkaars taken kunnen over nemen. Dit omwille van de continuïteit en snelheid.

Vaardigheden en kwalificaties
Belangrijkste vaardigheden en kwalificaties zijn:

• Zelfstandig werken zonder begeleiding en initiatiefrijk;
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden;
• Stressbestendig en in staat om overzicht te houden;
• Organisatietalent en goede planner;
• Probleemoplossend denkvermogen;
• Gestructureerde persoonlijkheid met oog voor detail.

Beoordelingscriteria

• Kandidaat toont aan over een afgeronde MBO+ opleiding te beschikken;
• Kandidaat heeft een afgeronde secretaresse, officemanagement of administratieve (of soortgelijke sector) opleiding;
• Kandidaat heeft ervaring in de publieke sector als Officemanager. Dit blijkt duidelijk uit het CV;
• Kandidaat heeft werkervaring bij één van onze samenwerkingspartner (Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam of ProRail).
• Kandidaat heeft kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook en Teams). Dit blijkt duidelijk uit het CV.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• Kandidaat toont aan over een afgeronde MBO+ opleiding te beschikken;
• Kandidaat heeft een afgeronde secretaresse, officemanagement of administratieve (of soortgelijke sector) opleiding;
• Kandidaat heeft ervaring in de publieke sector als Officemanager. Dit blijkt duidelijk uit het CV;
• Kandidaat heeft werkervaring bij één van onze samenwerkingspartner (Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam of ProRail).
• Kandidaat heeft kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook en Teams). Dit blijkt duidelijk uit het CV.
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.