Standplaats: DELFT
Duur: 01-04-2025 - 31-03-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 24-01-2025
Project:
Afdelingssecretaresse
Zuid-Holland Bereikbaar
Zuid-Holland Bereikbaar is volop in beweging! Voor het versterken van ons team zijn we op zoek naar een Officemanager voor de ondersteuning van het MT en het relatiebeheer met onze partners en medewerker.
Wie is ZHB?
Zuid-Holland Bereikbaar is een samenwerking van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam en ProRail. Onze hoofdtaak is het verbeteren van de bereikbaarheid en leefbaarheid in Zuid-Holland. Om dit te realiseren zorgen wij, met de partners, dat de hinder tijdens werkzaamheden beperkt blijft en leveren wij een bijdrage aan de duurzame mobiliteitstransitie. We hebben meer dan 100 medewerkers die werken bij ZHB.
Wat doet de Officemanager?
Belangrijke taken en verantwoordelijkheden zijn:
• Beheren van de agenda's van de directeur en portefeuillehouders;
• Plannen van vergaderingen, bestuurlijke overleggen en afspraken;
• Verzorgen van de inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post);
• Ondersteunen bij activiteiten op gebied van facilitaire zaken, zoals inkoop kantoorartikelen, het (doen) verzorgen van de kantooromgeving, enzovoort;
• Ondersteuning bij de totstandkoming en desgewenst verspreiding van notities, memo's, brieven, verslagen, rapporten, enzovoort;
• Ondersteuning bij het relatiebeheer (o.a. adressenbestand, CRM);
• Ondersteuning bij het organiseren van evenementen, netwerkborrels, enzovoort;
• Archiefbeheer & ondersteuning bij digitale omgeving (i.s.m. portefeuillehouder bedrijfsvoering).
Het Officeteam bestaat uit 2 fulltime medewerkers die goed met elkaar samenwerken en waar nodig elkaars taken kunnen over nemen. Dit omwille van de continuïteit en snelheid.
Vaardigheden en kwalificaties
Belangrijkste vaardigheden en kwalificaties zijn:
• Zelfstandig werken zonder begeleiding en initiatiefrijk;
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden;
• Stressbestendig en in staat om overzicht te houden;
• Organisatietalent en goede planner;
• Probleemoplossend denkvermogen;
• Gestructureerde persoonlijkheid met oog voor detail.
Functie-eisen
• Aantoonbare MBO/HBO werk-/denkniveau,
• Afgeronde secretaresse opleiding, administratieve opleiding of op gebied van officemanagement
• Kennis van MS office pakket (Word, Excel, Outlook en Teams).
Overige punten
Ervaring met een soortgelijke rol binnen een publieke organisatie is een pre.
Functie-eisen:
Akkoord procedure en inhuurvoorwaarden (oa all-in tariefstelling wat betreft reiskosten woon-werk en evt fee kosten)
Kandidaat toont aan over een afgeronde MBO+ opleiding te beschikken. Eis (ja-neevraag)
Te beantwoorden door aanbieder
Kandidaat heeft een afgeronde secretaresse, officemanagement of administratieve (of soortgelijke sector) opleiding. Eis (ja-neevraag)
Te beantwoorden door aanbieder
Kandidaat heeft kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook en Teams). Dit blijkt duidelijk uit het CV. Eis (ja-neevraag)
Te beantwoorden door aanbieder
Het betreft tijdelijke invulling van een reguliere functie onder leiding en toezicht, die normaliter door werknemers wordt ingevuld. De opdracht leent zich daarom niet voor invulling op zzp-basis. Eventueel geïnteresseerde zzp'ers kunnen zich op detachering- of uitzendbasis laten aanbieden door een bureau. Doorleenconstructies zijn nadrukkelijk niet toegestaan.
Indien blijkt dat dit criterium niet naar waarheid door de leverancier is ingevuld, wordt de opdracht per direct beëindigd en komt alle mogelijke schade voor rekening en risico van leverancier.
Wensen:
Kandidaat heeft ervaring in de publieke sector als Officemanager. Dit blijkt duidelijk uit het CV.
Kandidaat heeft werkervaring bij één van onze samenwerkingspartner (Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam of ProRail).
Opdrachtgever ontvangt graag direct de contactgegevens van de kandidaten (en niet van de bureau's).
Gewijzigd
De benoemde competenties, kennis, vertrouwen en ervaringen kunnen worden getoetst tijdens het gesprek.