Senior medewerker dynamisch informatie beheer

Functieomschrijving

Wat ga je doen?

Het is voor Defensie belangrijk dat informatie snel terug te vinden is. Als Senior Medewerker Dynamisch Informatiebeheer (DIB) ga je hieraan meehelpen. Het DIB heeft tot doel het documenteren, leveren en verwijderen van informatie, voor zover het informatie betreft die wordt gebruikt voor de bedrijfsvoering van Defensie oftewel zich in het dynamisch domein bevindt.

Als senior medewerker ben je belast met ondersteuning en vervanging van de teamleider, ondersteuning van de gebruiker, bewaken van de kwaliteit van de registratie van informatieobjecten, coördineren van de overdracht van archieven en met de interne aansturing van de uitvoerende taken van het team.

Je gaat de teamleider ondersteunen bij de coördinatie en het functioneel aansturen van de teamleden, de implementatie van het informatiebeheerbeleid en bij het opstellen en onderhouden van werkinstructies. Ook informeer en adviseer je de gebruikers, en zorg je dat bij reorganisaties of opheffing van organisatie-eenheden, de archieven tijdig worden afgesloten en overgedragen. Hierbij coördineer je de overdracht van de archiefbescheiden in het kader van de Archiefwet en de Wet Open Overheid en voer je ook de eindcontrole uit.

Daarnaast houd je je bezig met instrueren en bijsturen van de medewerkers, mag je adviseren over hun opleiding en bijscholing en zorg je voor een prettige en inclusieve werkomgeving.

Functie-eisen

Wat vragen we?

De ideale kandidaat heeft:

• Een afgeronde HBO opleiding of aantoonbar HBO werk- en denkniveau.
• SOD 1 en 2 (of vergelijkbare modules) certificaten.
• Kennis van de Engelse taal op middelbaar niveau, dit heb je nodig omdat sommige te verwerken documenten in het Engels geschreven zijn.
• Ruime en langdurige ervaring in dit vakgebied, met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.
• Ervaring met het vaktechnisch aansturen en begeleiden van medewerkers.

Daarnaast heb je bij voorkeur kennis van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Wet Overheid op Orde en de Wet op de Persoonsregistratie en weet deze toe te passen. Je hebt goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht, zelfstandigheid, nauwkeurigheid, discretie en je bent in staat tot innovatief denken.

Competenties:

• Analyseren
• Beïnvloeden
• Netwerken
• Ontwikkelen medewerkers
• Plannen en organiseren

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau: schaal 8
• Salarisomschrijving: Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.
• Maandsalaris: Min €3.439 - Max. €4.616 (bruto)
• Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• Contractduur: Het betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast
• Maximaal aantal uren per week: 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Bij Defensie maken we vanaf dit jaar gebruik van het Individueel Keuzebudget, dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

• De selectiegesprekken zullen vooralsnog plaatsvinden in de loop van februari; het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden.
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek (VGB niveau A) en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn, dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Meer over jouw toekomstige afdeling

Waar ga je werken? Het onderdeel waar je gaat werken is bij COMMIT, JIVC, Dynamisch Informatie Beheer, Team CZSK (Commando Zeestrijdkrachten) in Den Helder. COMMIT zet zich in om collega's in binnen- en buitenland het best mogelijke te bieden: het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun werk zo krachtig en effectief mogelijk doen.

Het JIVC is dé leverancier van I(C)T-gerelateerde producten en diensten voor Defensie, zowel voor operationele, bestuurlijke als voor ondersteunende processen. Het JIVC levert daarmee een enorme bijdrage aan het voortzettingsvermogen van de krijgsmacht. Het JIVC is ook het kenniscentrum voor vorming van I(C)T-beleid en -bedrijfsvoering en geeft adviezen aan beleidsmakers, opdrachtgevers en klanten.

Onder de vlag van JIVC, de IT organisatie van Defensie als onderdeel van het Commando Materieel en IT (COMMIT), ga je binnen de afdeling Dynamisch Informatie Beheer (DIB) aan de slag. De afdeling Informatiebeheer heeft tot doel het beheren van de informatiehuishouding voor heel Defensie. Binnen het team CZSK geef je samen met je collega's vorm aan de dienstverlening op het gebied van documentair informatiebeheer binnen de Koninklijke Marine. Het hechte team bestaat op dit moment uit 12 personen, die in diverse functies samen verantwoordelijk zijn voor het documentbeheer van CZSK. Er is hier voldoende tijd voor persoonlijke aandacht en een koffie- en lunchpauze.

De standplaats is bij de Koninklijke Marine te Den Helder. Het is redelijk bereikbaar met het openbaar vervoer, en er zijn sportfaciliteiten aanwezig.