Bestuurssecretaresse

Functieomschrijving

Ben jij als bestuurssecretaresse een kei in plannen en organiseren? Krijg jij energie van het in goede banen leiden en prioriteren van alle binnenkomende acties en informatie? Vind je het interessant om politiek bestuurlijk bezig te zijn? Ben jij graag verbinder, ontzorger en de vliegende keep voor de Inspecteur-generaal van het Onderwijs? Als dat zo is willen wij jou graag ontmoeten.

Wat ga je doen als bestuurssecretaresse?
Je bent samen met je duo collega aanspreekpunt voor de Inspecteur-generaal van het Onderwijs. Samen met je duo collega ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning in de meest brede zin. Je maakt de afspraken, houdt de mailbox in de gaten en anticipeert daarop. Je plant bijeenkomsten, regelt vervoer en zorgt ervoor dat de informatiestroom zo goed mogelijk verloopt. Daarbij weet je te prioriteren en in te schatten wanneer je welke acties in zet en denk je actief mee om alles zo goed mogelijk te laten verlopen. Voor externen en ook voor de collega's van de Inspectie van het Onderwijs ben jij samen met je collega de eerste ingang voor het contact met de Inspecteur-generaal. Hiervoor werk je intensief met je duo collega samen en vervang je elkaar bij afwezigheid, voor een optimale bereikbaarheid van het secretariaat.

Werkzaamheden:

• je voert complex agenda beheer uit;
• het tijdig en klantvriendelijk afhandelen van telefoonverkeer;
• monitoren en afhandelen van e-mail;
• je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten;
• je zorgt ervoor dat alle vergaderstukken compleet zijn;
• je hebt voor de planning en de afhandeling van zaken intensief contact met collega's in- en extern;
• je beschikt over bestuurlijke sensitiviteit;
• tenslotte attendeer je de Inspecteur-generaal op urgente zaken en monitor je of deze juist zijn afgehandeld.

Functie-eisen

Werk- en denkniveau
Je hebt bij voorkeur een administratieve opleiding op tenminste MBO-niveau en ervaring in een bestuurlijke context (of omgeving). Je kunt werken en denken op HBO niveau.

Kennis en ervaring

• het is een pre als je al relevante werkervaring in de rol van bestuurssecretaresse op vergelijkbaar niveau hebt opgedaan;
• je hebt zicht op wat het betekent om een topmanager/bestuurder te ondersteunen;
• je beschikt over een vlekkeloze beheersing van de Nederlandse taal;
• je bent ten minste 4 dagen per week beschikbaar, waaronder in ieder geval de vrijdag. De dagen vul je in overleg met je duo in, zodat het secretariaat altijd goed bereikbaar is.

Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen
Dankzij je goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden kun je zaken goed uitleggen en helder op papier zetten en kan je hoofd- en bijzaken goed onderscheiden. Je hebt aan een half woord genoeg. Je staat stevig in je schoenen. Je werktempo is hoog. Ook beschik je over een representatieve servicegerichte werkstijl. Je vindt het leuk om je met je duo collega in te zetten voor een plezierige en fijne werksfeer. Binnen jouw omvangrijke takenpakket stel je samen de juiste prioriteiten, kan je goed plannen en organiseren en ben je flexibel. Zo schakel je vlot tussen verschillende zaken en houd je probleemloos meerdere ballen in de lucht. Daarnaast ben je integer en heb je gevoel voor de politieke en bestuurlijke verhoudingen.

Voldoe je niet geheel aan alle eisen maar ben je een topper in je werk, ook dan nodigen we je uit om te reageren.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau: schaal 8
• Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur: 1 jaar, uitzicht op onbepaalde tijd
• Minimaal aantal uren per week: 32
• Maximaal aantal uren per week: 36

Bijzonderheden

• wij werken graag 2 tot 3 dagen samen op kantoor met enthousiaste collega's;
• de rest van de week kan thuis. Maar we onderzoeken graag met jou hoe jij prettig kunt werken;
• de selectiegesprekken vinden plaats op 30 januari a.s.