Managementondersteuner productie- en leveringszekerheid defensie-industrie

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner bij DMLVD coördineer je het secretariaat van het hoofd van de programma-afdeling productie en leveringszekerheid. Je verzorgt eigenhandig de agendaplanning en afspraken, en zorgt ervoor dat agendaproblemen opgelost worden en correspondentie op een correcte manier via de daarvoor geldende registratiesystemen aangeboden wordt. Je fungeert als 'buffer' naar de interne organisatie en externe omgeving. Je verstrekt informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard, en administratieve en organisatorische processen. Daarnaast kun je, indien nodig, zorgdragen voor verslaglegging, notulering en archivering. Je kunt prioriteiten stellen, zelfstandig werken en bent loyaal en dienstverlenend. Je kunt werken in een ambtelijke, politiek gevoelige en complexe dynamische omgeving. Je ontvangt bezoekers en staat hen vriendelijk te woord.

Het werkpakket bestaat uit een mix van werkzaamheden en je fungeert als contactpersoon voor verschillende bedrijfsvoerende zaken zoals preventie, BHV, ICT, intranet, hybride werken, 'boarding' en stukkenstroom. Je bent bereid eventuele aanvullende opleidingen hiervoor te volgen.

Wie zoeken we

Je hebt kennis en/of ervaring van de volgende zaken:
- Managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
- Reguliere documentatie- en archiveringstechnieken
- Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden in primaire processen, bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen.
- Vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (bedrijfsleven, regionale en internationale counterparts) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico.
- Anticiperend en proactief optreden en daarbij rekening houden met de consequenties van je eigen handelen.
- Vaardigheden in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie.
- Secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
- Beheersing van programma's zoals Outlook, Excel, Word en PowerPoint en andere standaard kantoorapplicaties en (automatiserings-)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en projectmanagement.
- Kennis van en affiniteit met de eigen werkzaamheden en Defensie.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties:
- Klantgericht
- Stressbestendig
- Plannen en organiseren
- Organisatiegericht
- Samenwerken
- Integer
- Leervermogen

Dit krijg je van ons

Salarisniveau

schaal 7

Minimum salaris:

€3.050 bruto per maand

Maximum salaris:

€4.200 bruto per maand

Aantal uren per week

38

Plaats

Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

De organisatie Ministerie van Defensie, Bestuursstaf

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT. Defensie heeft ongeveer 68.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.200 burgers en militairen. De Bestuurstaf bestaat uit onder andere de Defensiestaf, Hoofddirectie Financien & Control en het DGB. De doelstelling van het DGB is het ondersteunen van de Directeur-generaal als hoogste beleidsadviseur van de bewindspersonen in de Eerste en Tweede Kamer.

De afdeling Directie Materieel, Leefomgeving, Vastgoed en Duurzaamheid (DMLVD)

Wil jij bijdragen aan de secretariële opbouw, inrichting en structurering van een nieuwe programma-afdeling gericht op het vergroten van productie- en leveringszekerheid van defensiematerieel voor onze krijgsmacht en Oekraïne? Wij zoeken een managementondersteuner (s7) die onze nieuwe afdeling van circa 14 collega's secretarieel komt ondersteunen. Het nieuwe team vervult een aanjagersrol binnen Defensie. Hierbij past een dynamische organisatiestructuur en team-opzet waarin diverse expertises en verschillende ervaringsniveaus samenkomen. Binnen het team ondersteun je het afdelingshoofd en plaatsvervangend hoofd bij o.a. Het agendabeheer, stukkenstroom, reizen en voorbereiding van overleggen met diverse stakeholders.

De nieuwe programma-afdeling productie- en leveringszekerheid bevindt zich in het beleidsmatige hart van het departement: het Directoraat-Generaal Beleid (DGB). Het DGB ontwikkelt visie, strategie en plannen voor een moderne en toekomstbestendig Defensie. Door integraal en uitvoerbaar beleid te maken, geeft het DGB richting aan en schept het de randvoorwaarden voor de krijgsmacht. Het beleid is de schakel tussen politiek en uitvoering. Op basis van zorgvuldige afwegingen legt het DGB duidelijke keuzes voor aan de politieke leiding. DGB is primair verantwoordelijk het opstellen van kamerbrieven en rapportages richting de Tweede Kamer. Het is een organisatie waarin burgers en militairen nauw met elkaar samenwerken, zodat beleid en operatie optimaal wordt geborgd. Dit nieuwe team valt onder de Directie Materieel, Leefomgeving, Vastgoed en Duurzaamheid (DMLVD) maar opereert defensie-breed, interdepartementaal en is beleidsmatig de vooruitgeschoven pion richting het (georganiseerde) bedrijfsleven. Daarmee vervult het een brugfunctie tussen Defensie, het bedrijfsleven en de financiële sector.DMLVD is een van de negen directies van het DGB.

DMLVD heeft tot doel het realiseren van integraal en uitvoerbaar beleid, inclusief kaders en normen, ten dienste van de krijgsmacht op het gebied van de functiegebieden materieel, leefomgeving, vastgoed en duurzaamheid in brede zin. De functiegebieden omvatten in brede zin ook onderwerpen zoals het Defensie Materieel Proces, keten- en systeemlogistiek en internationale samenwerking op materieelgebied. De directie bestaat uit vijf afdelingen, waar programma-afdeling productie- en leveringszekerheid er een van is.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.

Contact

• Coordinatiecentrum P&O
• sollicitatiebs@mindef.nl

• Coordinatiecentrum P&O
• sollicitatiebs@mindef.nl

https://werkenbijdefensie.nl