Bestuurssecretaresse

ft 19745. Gemeente Zoetermeer

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, bestaande uit 25 collega's. Er heerst een prettige werksfeer met veel ruimte om je werk naar eigen inzicht te kunnen doen. Het team Bestuursondersteuning heeft als ambitie bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Samen met vijf andere collega's vorm je het Bestuurssecretariaat. Verder bestaat het team Bestuursondersteuning uit de volgende onderdelen: bestuursadvies, bestuursondersteuning, kabinetszaken, public affairs en directiesecretariaat, met aan het hoofd een teammanager. Allen werken op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.

Opdracht
Als bestuurssecretaresse lever je een belangrijke bijdrage aan de stad Zoetermeer, je werkt immers dichtbij het bestuur. In deze functie zorg jij ervoor dat het college van burgemeester en wethouders optimaal gefaciliteerd wordt en de handen vrij heeft om goed in te spelen op de behoeften die in de stad leven. Jij zet jouw organisatietalent in voor het ontzorgen van de leden van het college van B&W. Je werkt nauw samen met het college, de andere secretaresses in het team, de bestuursadviseurs en de ambtelijke organisatie. Zo wordt de optimale support van het college gegarandeerd.

Je zorgt voor:

• Agendabeheer, correspondentie en het plannen van afspraken
• Het doornemen van de agenda van de week met de bestuurder
• Telefoonbehandeling, verzoeken aannemen en algemene informatie verstrekken
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten in samenwerking met de afdeling
• Signaleren en communiceren van zaken waar het bestuur, directe collega's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn
• Het meedenken over het werkproces en bijhouden van ontwikkelingen in het eigen vakgebied

Vereisten / knock-out criteria
1. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende instantie.)
2.  Aantoonbare werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse secretaresse in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie:

Gunningscriteria
3. Minimaal 6 maanden aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurs- of directiesecretaresse bij een gemeente (50 punten);
4.  Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een 50.000+ gemeente (25 punten);
5.  Beschikbaar per 17 februari 2025, voor 32 uur per week (25 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
- Organiserend vermogen;
- Goede communicatieve vaardigheden;
- Gevoel voor verhoudingen;
- Zorgvuldig;
- Digitaal vaardig.

Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen:    maandag t/m vrijdag

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op 29-01-2025 van 09:15 uur tot 17:00 uur. 

Overige informatie

• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende instantie.)
• Aantoonbare werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse secretaresse in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie:
• Minimaal 6 maanden aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurs- of directiesecretaresse bij een gemeente (50 punten);
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een 50.000+ gemeente (25 punten);
• Beschikbaar per 17 februari 2025, voor 32 uur per week (25 punten).
• Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Per wanneer ben je beschikbaar?