Functieomschrijving
Het secretariaat van DI&I bij het ministerie van Justitie en Veiligheid in Den Haag is een druk, dynamisch secretariaat. Er wordt ondersteuning geboden aan het MT-DI&I en daarmee aan ongeveer 180 collega's. De onderwerpen waar de directie aan werkt zijn actueel en hebben politiek bestuurlijke aandacht. Om alle ballen in de lucht te houden is een management ondersteuner zeer welkom! Wil jij bijdragen aan DI&I? Ben jij die stabiele factor? We spreken je graag!
Functiebeschrijving
Als managementondersteuner DI&I werk je voor een grote directie. Deze directie is zeer dynamisch doordat de onderhanden onderwerpen, bijvoorbeeld IV-voorziening en gegevensmanagement, heel actueel zijn en daardoor de aandacht hebben. Er gebeurt dus veel om je heen.
Je werkt in een team met 4 collega ondersteuners, je helpt elkaar en vervangt elkaar bij afwezigheid. Binnen de directie worden regelmatig nieuwe collega's aangenomen, voor deze nieuwe collega's verzorg je een deel van de onboarding. Dit houdt onder andere in toegang en accounts regelen, autorisaties aanvragen, zorgen dat de juiste apparatuur er voor hen is en alle andere zaken die nodig zijn voor startende collega's.
Je wordt als eerste aanspreekpunt gekoppeld aan één van de MT-leden waar je de agenda voor beheert. Vanuit deze agenda zie je wat er komen gaat en je anticipeert hierop.
Andere reguliere taken zijn:
- Het reserveren van zalen, hotels en locaties;
- Evenementen mede organiseren zoals bijvoorbeeld de medewerkersbijeenkomsten;
- Agendabeheer.
- Bestellingen doen, bijvoorbeeld bloemen of kantoorartikelen. Je bent samen met de collega's op het secretariaat ICT-contactpersoon
- Aanleveren van gegevens en overzichten
- Aanleggen en bijhouden werkdossiers
Functie-eisen
Functie-eisen
- MBO werk- en denkniveau
- Kennis van en ervaring met secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften
- Kennis van reguliere documentatie- en archiverings- technieken
Herken jij jezelf hierin?
Je bedenkt graag creatieve en inventieve oplossingen voor de uitdagingen die je op je pad vindt. Drukte en hectiek vind je prettig; je blijft koelbloedig en effectief. Je werkt graag in een dynamische omgeving waar veel gebeurt en houdt overzicht. Je stelt je grenzen duidelijk maar zonder de verbinding te verliezen.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 6
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
Bijzonderheden
De selectiegesprekken vinden plaats in week 5 en week 6.
Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega's is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (VOG) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Het inleveren van een VOG is een eis voor definitieve aanstelling op deze functie.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
De vacature betreft een vaste aanstelling met eventueel een proeftijd van 12 maanden.
Het salaris bedraagt €2866 - €3564