Administratief medewerker

Functieomschrijving

Ben jij gek op administratie en krijg je energie van een goed georganiseerd systeem? Dan hebben we de perfecte baan voor jou! Bij de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) in Den Haag zoeken we een enthousiaste medewerker administratie die een bijdrage gaat leveren aan de verdere ontwikkeling van het Team Ondersteuning en Serviceverlening (OenS).

Hoe jij bijdraagt in je rol

Het team OenS houdt zich bezig met diverse onderwerpen, waardoor er veel afwisseling zit in deze functie. Voor deze rol zijn we op zoek naar een enthousiaste collega, die nauw samenwerkt met de teamleider en tegelijkertijd een coördinerende rol voor medewerkers van het team OenS vervult.

Jij signaleert problemen en hebt het vermogen om oplossingen aan te dragen en je monitort de dagelijkse werkzaamheden.

Verder bestaan jouw werkzaamheden uit:

• inhoudelijk afstemmen en adviseren over beheer, processen en werkwijzen bij de administratie van het team
• het onderhouden van interne (ILT) en externe contacten (leveranciers) op operationeel gebied van OenS
• controle op het proces- en kwaliteitsbewaking van de producten en diensten
• signaleren problemen en het vermogen om oplossingen aan te dragen
• beheer van de werkinstructies
• verwerken van aanvragen en beheren van: arbeidsmiddelen, luchthavenpassen, vrijstelling RVV-1990, toezichthouderspassen
• verwerken van facturen
• maken van diverse rapportages via verschillende systemen, waaronder de Self Service Portal

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Als coördinator ben jij het centrale aanspreekpunt binnen de ILT, waar iedereen terecht kan. Jij haalt energie uit samenwerken en het helpen van anderen. Proactief als je bent, kom je zelf met oplossingen en signaleer je wanneer er mogelijkheden zijn om verbeteringen door te voeren. Je bent in staat om duidelijk je grenzen aan te geven en je zorgt voor een goede verbinding met je ILT-collega's.

Tot slot vind jij het leuk om extra taken op te pakken die niet in je takenpakket vallen. Jij springt in waar nodig is en die flexibele rol geeft jou voldoening.

Functie-eisen

• je hebt minimaal een mbo niveau 4 opleiding
• je hebt ervaring met dienstverlening
• je zoekt de samenwerking op en stemt daarbij het eigen werk af op anderen
• je kunt precies en zorgvuldig werken
• je bent klantgericht en je onderzoekt de wensen van de klant

Je herkent je in de volgende eigenschappen:

Je bent flexibel ingesteld en springt bij waar nodig. Wanneer de teamleider afwezig is, ben je indien nodig het aanspreekpunt voor het team. Daarnaast pak je proactief andere werkzaamheden op. Vanzelfsprekend ben je integer in deze rol, want je hebt namelijk te maken met gevoelige informatie. Je signaleert zaken die opvallen in het systeem en houdt toezicht op de gemaakte afspraken. Daarnaast ben je ambitieus en werk jij graag actief aan eigen ontwikkeling.