Specialist Informatiebeheer Planvoorbereiding

ft 19699. Provincie Flevoland

Organisatie
Voor de bereikbaarheid van Lelystad wordt er aan de zuidkant van de stad een aantal projecten gerealiseerd door de provincie Flevoland. Voor meerdere IPM-teams van het Expertiseteam projectbureau Infra loopt de planvoorbereiding met planologische procedure. Dit proces kenmerkt zich door veel stakeholders en belangen in een complex gebied waar functies voor mobiliteit, wonen, recreëren, natuur en bijvoorbeeld duurzaamheid geïntegreerd moeten worden. Deze projecten worden voorbereid met gemeenten. 

Belangrijke uitdaging bij de projecten en programma's is dat de verschillende projecten tegelijkertijd lopen die onderling in fasering verschillen en die elk specifieke aandachtspunten hebben voor de werkzaamheden. Daar breng jij je specifieke expertise in.

Opdracht
Je draagt zorg dat er binnen de IPM-teams van de projecten en meer specifiek de projectmanager "in control" blijft en het overzicht behoudt door onder andere Informatiemanagement. Je bent daarnaast verantwoordelijk voor het voorbereiden van bestuurlijke nota's en besluiten, het opstellen en in besluitvormingsproces brengen van de reactienota's, bewaakt daarbij de termijnen en besluiten binnen de projectinkoop.

Daarnaast ondersteun je de projectteamleden bij het opstellen van inhoudelijke plannen en presentaties en archiveer je nota's en besluiten in eDocs. Hiervoor initieer je - binnen de provinciale kaders - een aanpak die garandeert dat jij en je team op tijd de gevraagde stukken opleveren, bestuurlijke overleggen zijn voorbereid en de deelnemers beschikken over actuele gegevens. Kortom onder jou leiding wordt het team niet verrast. Met het provinciale KMS als leidraad zorg je tevens voor het doorlopen van de benodigde stappen per projectfase en bewaak je de productkwaliteit. Deze opdracht wordt initieel uitgevraagd op basis van 24 uur per week en 24 weken.

• Werkzaamheden van de projectsecretaris zijn concreet:
• Voorbereiden en procesbegeleiding terinzagelegging van de planologische stukken.
• Inventariseren van de reacties en deze verwerken in de Reactienota.
• Opstellen presentaties.
• Zorgdragen dat de ambtelijke- en bestuurlijke besluitvormingsproces wordt doorlopen.
• Indien nodig projectsecretaris ondersteunen bij het opstellen van nota's en besluiten.
• Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen.
• Zorgdragen dat het informatiebeheer op orde is.
• Misschien is iets specifieks nog toevoegen voor Spuiweg.
• Informatiemanagement en ondersteuning van alle communicatie, afspraken en processen.
• Opzetten, plannen en organiseren van bestuurlijke en externe overleggen.
• Notuleren van bestuurlijke en externe overleggen.
• Inhoudelijke ondersteuning van de projectmanager en projectteamleden.
• Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen.
• Organiseren van bijeenkomsten met omwonenden en stakeholders.
• Opzetten, bijhouden en bewaken van termijnen van toetsformulieren van stukken die intern of extern getoetst worden.
• Aanspreekpunt voor de projectorganisatie, lijnorganisatie en de provinciale organisatie.

Werkdagen
Voor de uitvoering van de opdracht is het gewenst dat deze vervuld wordt op het provinciehuis, waarbij één dag in overleg thuis kan worden gewerkt.

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
2. Uurtarief maximaal € 100,00 exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer; (Alleen van toepassing voor ZZP)

3. Een afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau.

Gunningscriteria te beoordelen (weging, totaal 100 punten)
4. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een vergelijkbare rol bij een provinciale, gemeentelijke organisatie of Rijkswaterstaat (25 punten).
        a. Geen aantoonbare werkervaring of tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten)
        b. Minimaal 2 tot 4 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten)
        c. Minimaal 4 of meer jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
5. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectsecretariaatswerkzaamheden bij ruimtelijke of infrastructurele projecten (benoem dit duidelijk in het cv, inclusief een omschrijving van wat deze werkzaamheden waren) (25 punten).
        a. Geen aantoonbare of tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten)
        b. Minimaal 2 tot 4 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten)
        c. Minimaal 4 of meer jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
6. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als project- /programmasecretaris in het ruimtelijk of infrastructuur domein (25 punten).
        a. Geen aantoonbare werkervaring of tot 1 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten)
        b. Minimaal 1 tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten)
        c. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
7. Aantoonbare kennis en werkervaring met het ondersteunen van (programma- / project-) managers (benoem dit duidelijk in het cv en beschrijf de werkzaamheden) (25 punten).
        a. Geen aantoonbare werkervaring of tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten)
        b. Minimaal 2 tot 4 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten)
        c. Minimaal 4 of meer jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Stressbestendig;
• Communicatief;
• Gestructureerd;
• Proactief;
• Daadkrachtig;
• Verbindend;
• Coördinerend;
• Teamspeler;

Overige informatie

• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
• Uurtarief maximaal € 100,00 exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer; (Alleen van toepassing voor ZZP)
• Een afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een vergelijkbare rol bij een provinciale, gemeentelijke organisatie of Rijkswaterstaat (25 punten).
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectsecretariaatswerkzaamheden bij ruimtelijke of infrastructurele projecten (benoem dit duidelijk in het cv, inclusief een omschrijving van wat deze werkzaamheden waren) (25 punten).
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als project- /programmasecretaris in het ruimtelijk of infrastructuur domein (25 punten).
• Aantoonbare kennis en werkervaring met het ondersteunen van (programma- / project-) managers (benoem dit duidelijk in het cv en beschrijf de werkzaamheden) (25 punten).
• Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Per wanneer ben je beschikbaar?