Functieomschrijving
Ben jij dé collega die graag ontzorgt en ben jij van nature een echte regelaar? Krijg je energie van administratieve werkzaamheden en lijkt het jou een uitdaging om het directiesecretariaat hierin te ondersteunen? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Als administratief medewerker kom je te werken in het 'Team Ondersteuning' dat bestaat uit elf management ondersteuners. Het team valt onder de unit Strategie, Talent en Bedrijfsvoering (STB) dat onderdeel is van Rijksorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie. Het team is volop in ontwikkeling en biedt jou een uitvoerende, administratieve baan. In deze functie verzorg je alle administratieve en organisatorische werkzaamheden ter ondersteuning van het directiesecretariaat.
Daarnaast neem je deel aan het management-ondersteunersoverleg, dat één keer per drie weken plaatsvindt. Je draagt zorg voor de opstelling van werkprocessen en zorgt ervoor dat procedures (zoals bijvoorbeeld over facturatie en offertes) duidelijk worden gedeeld binnen het team. Je bent niet verantwoordelijk voor het agendabeheer, maar handelt allerlei administratieve taken af die voortkomen uit diverse overleggen.
Een greep uit jouw werkzaamheden:
- Plannen van vergaderingen en regelen van vergaderruimtes, zoeken en boeken van parkeerplaatsen/etentjes, boeken van hotels en overige locaties met Meeting Select.
- Administratief voorbereiden van overleggen en bijeenkomsten.
- Beantwoorden van het algemeen telefoonnummer, bestellen van kaarten/bloemen/giften.
- Up-to-date houden van diverse lijsten en aanvullen wanneer nodig, waaronder inkooporders/offertes.
- Overige administratieve ondersteuning voor alle hand- en spandiensten van het directiesecretariaat.
Functie-eisen
Jij bent een echte administratieve multitasker en vindt het leuk om administratieve taken snel en secuur af te handelen. Je hebt een hands-on mentaliteit en ziet het als uitdaging om zaken van A tot Z te regelen. Je bent een doener die zelfstandig kan werken en niet bang is om vragen te stellen wanneer taken onduidelijk voor je zijn. Je legt gemakkelijk contact en weet de rust te bewaren. Je stelt de juiste prioriteiten in de uitvoering van jouw werkzaamheden en geeft op tijd je grenzen aan.
Verder beschik je over:
- Minimaal mbo werk- en denkniveau en ten minste 3 jaar ervaring in een vergelijkbare, ondersteunende rol.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal en Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook).
- Ervaring binnen de Rijksoverheid is een pre.
Wat bieden wij?
Daarnaast heeft de Rijksoverheid een aantal aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, denk aan:
- Het salaris is op basis van een 36-urige werkweek.
- Reizen met openbaar vervoer wordt volledig vergoed. Je krijgt een 2e klas mobiliteitskaart. Om van thuis naar je werk te reizen of naar werkafspraken op andere locaties.
- Goede fietsvoorzieningen en vergoeding aanschaf (elektrische) fiets.
- Veel mogelijkheden voor studie, persoonlijke ontwikkeling en verlofregelingen.
- Een thuiswerkvergoeding per dag en met een eenmalige werkgeversbijdrage van € 750 kan je jouw woning verduurzamen of jouw thuiswerkplek inrichten.
Bijzonderheden
Het salaris bedraagt €2866 - €3564