Functieomschrijving
Als managementondersteuner/secretaresse BMO ben jij de drijvende kracht achter de secretariële en administratieve ondersteuning van onze directie. Deze bestaat uit de directeur Behandelzaken, Manager Organisatieontwikkeling en Advies, Manager Veiligheid en Ondersteunende diensten en Manager Behandelzaken. Je werkt proactief, klantgericht en dienstverlenend en biedt ook ondersteuning bij projecten en structurele overleggen.
Jouw werkzaamheden vinden plaats binnen het secretariaat van de afdeling Behandel- en Managementondersteuning (BMO), waar je rapporteert aan Manager Therapeutisch Milieu. Het secretariaat speelt een cruciale rol in de brede ondersteuning van directieleden, het managementteam en de organisatie als geheel.
Wat ga je doen
- Complex agenda beheer van de MT leden en/of signaleren van knelpunten.
- Pro-actief werken.
- Voorbereiden, organiseren en verslagleggen van vergaderingen; zorgen voor correcte verspreiding van stukken.
- Opstellen en verzorgen van correspondentie en brieven binnen jouw bevoegdheden.
- Verwerken, verspreiden en verzending van post en evt. Pakketten.
- Filteren van binnenkomende telefoongesprekken en zelfstandig afhandelen waar mogelijk.
- Ontvangen en introduceren van bezoekers.
- Beheren en bijhouden van werk- en vergaderdossiers, zowel digitaal als fysiek.
- Verwerken en archiveren van post en vertrouwelijke stukken met oog voor urgentie en detail.
- Fungeren als schakel tussen de directie, het managementteam en externe relaties.
- Zorgen voor verbinding binnen de organisatie door oog te hebben voor verhoudingen en samenwerking.
Overige taken
- Signaleren van potentiële knelpunten aan het Hoofd BMO.
- Vervanging of ondersteuning van collega's binnen het secretariaat waar nodig waaronder de Directie-ondersteuner.
- Bestellen van bloemen, fruitmanden.
- Organiseren van projecten, bijeenkomsten en evenementen zoals open dagen.
Functie-eisen
- Mbo+ werk- en denkniveau, met een diploma in secretaresse/managementondersteuning.
- Stressbestendig en in staat om onder tijdsdruk te werken.
- Vaardig in het gebruik van Microsoft Office.
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse taal.
- Ervaring met notuleren en het onderscheiden van hoofd- en bijzaken.
- Procesbewaking en voortgangscontrole.
- Affiniteit met het DJI-werkveld, GGZ of ketenpartners is een pré.
Competenties
- Klantgerichtheid: Je herkent behoeften van interne en externe klanten en speelt hier proactief op in met een professionele houding.
- Voortgangscontrole: Je bewaakt deadlines en processen en grijpt tijdig in om de voortgang te waarborgen.
- Plannen en organiseren: Je structureert en prioriteert werkzaamheden efficiënt, zelfs onder hoge werkdruk.
- Accuraat werken: Je werkt nauwkeurig, let op details en levert werk van hoge kwaliteit.
- Flexibiliteit: Je schakelt snel tussen verschillende taken en past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden aan.
- Organisatiesensitiviteit en integriteit: Je begrijpt interne verhoudingen, handelt tactvol en gaat vertrouwelijk en professioneel om met informatie.
Arbeidsvoorwaarden
- Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen.
- Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.
- Een pensioenregeling.
- Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
- Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling.
- De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness.
Bijzonderheden
- Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Het salaris bedraagt €2866 - €3564