Medewerker bedrijfsondersteuning

Het verlenen administratieve ondersteuning bij de afdeling bijzondere rechtspositie (REPOS). Dat doe je als medewerker bedrijfsondersteuning bij het ministerie van Defensie op de Kromhoutkazerne in Utrecht. Je verleent ondersteuning op het gebied van PIOFACH, levert managementinformatie aan ten behoeve van rapportages en je draagt zorg voor de informatievoorziening.

Je bent de administratieve spin in het web van REPOS. Je verricht algemene secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van het afdelingsmanagement, reserveert vergaderzalen, beheert het activiteitenoverzicht van REPOS, organiseert saamhorigheidsactiviteiten, bewaakt de uitputting van de afdelingsbudgetten, verleent ondersteuning bij de inkoop van materiaal en personeel (zoals bij het opstellen van een behoeftestelling (ATB)) en verzorgt de roosters die binnen de afdeling in gebruik zijn.

Daarnaast verzamel je en lever je managementinformatie aan ten behoeve van het opstellen van rapportages, het opstellen van kwartaalcijfers, het (concept)bedrijfsplan en het (concept)jaarverslag. Ook verzamel je op verzoek gegevens uit de geautomatiseerde systemen.

Je voert je werkzaamheden uit in een team van professionals. Om je een beeld te geven van dit team en van de context waarbinnen je je taken uitvoert, heeft een van onze collega's het volgende aangegeven over het werken bij REPOS.

Ik ben werkzaam bij Defensie als medior adviseur bijzondere rechtspositie. REPOS adviseert over kwesties waarbij er sprake is van een bijzondere rechtspositie. Vanuit REPOS geven we juridische adviezen en bereiden we besluiten voor, voor een commandant.

Ik vind het ontzettend tof om als burgermedewerker bij Defensie te werken. Ondanks dat ik geen militair ben, voel ik me wel echt onderdeel van Defensie. Defensie is een ontzettend interessante organisatie, waarin veel diverse belangen spelen.

Ons team bestaat deels uit militairen en deels uit burgermedewerkers. Dat betekent dat ik dagelijks samenwerk met militairen (aangesteld binnen de verschillende krijgsmachtdelen). Ik ervaar deze samenwerking als ontzettend leerzaam en interessant.

Defensie is er een organisatie die niet vergelijkbaar is met welke andere organisatie dan ook. Het is niet binnen een paar zinnen uit te leggen hoe het is om voor Defensie te werken. Ik raad het iedereen die op zoek is naar een uitdagende en niet standaard baan aan om te solliciteren op deze functie.

Het REPOS-team is ontzettend behulpzaam. Wanneer iemand een vraag stelt, legt iedereen zijn of haar eigen werkzaamheden neer om mee te denken. Iedereen neemt de tijd voor elkaar, en dat werkt heel fijn. Verder is het een enorm gezellig team. De sfeer is erg goed, waardoor ik met plezier naar de Kromhoutkazerne kom!

Functie-eisen

Je hebt ervaring in de administratieve ondersteuning van een afdeling. Organiseren en plannen, daar houd je van. Daarnaast vind je het fijn om mensen te helpen en te ondersteunen waar nodig. Je bent stipt, initiatiefrijk, nauwkeurig en hebt goede communicatieve vaardigheden. Verder heb jij:

• Een afgerond mbo-opleiding of aantoonbaar gelijkwaardig werk- en denkniveau
• Ruime ervaring met het inrichten en onderhouden van administratieve processen
• Ruime ervaring met het secretarieel ondersteunen van een afdeling
• Ervaring met automatiseringsondersteuning van administratieve processen
• Ervaring met het genereren van managementinformatie.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De werkzaamheden worden verricht binnen de Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) ressorterend onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De DPOD ondersteunt de defensieonderdelen met P&O-dienstverlening. Zij biedt daartoe kennis aan over het P&O-functiegebied en verleent diensten aan leidinggevenden, P&O-functionarissen en defensiewerknemers binnen het gehele spectrum van de personele dienstverlening.