Functieomschrijving
De penitentiaire inrichting (PI) Leeuwarden staat voor een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie en werkt samen met haar ketenpartners en gedetineerden aan een perspectiefvolle re-integratie in de samenleving. Als waardevolle managementondersteuner zorg jij dat het management van de PI in deze missie slaagt. Jij ondersteunt waar mogelijk, bent altijd goed voorbereid en kan snel inspringen op ad hoc-situaties. Dus: als je van dynamiek houdt en veel wilt betekenen als managementondersteuner, pak je deze kans.
Door binnengekomen post, e-mail en telefoontjes te beoordelen, ondersteun je het management. Hierbij kijk je ook naar welke binnengekomen berichten en afspraken prioriteit hebben, waarbij je de planning en samenhang van informatie ook in de gaten houdt. Je verzamelt, ordent administratieve gegevens.
Voor interne medewerkers en externe partijen ben jij het eerste aanspreekpunt en dus het visitekaartje op het gebied van algemene en procedurele aangelegenheden van het management. Je legt dossiers en archieven aan en onderhoudt deze. Je organiseert en bereidt vergaderingen voor en zorgt dat de stukken tijdig compleet zijn. Je sluit aan bij vergaderingen en gesprekken in verband met verslaglegging. Komt er bezoek? Dan ontvang jij deze persoon of personen namens de leidinggevende. Tot slot beheer je de agenda van de MT-leden en ben je in staat afspraken snel, waar nodig, aan te passen.
Functie-eisen
- Een afgeronde mbo 4-opleiding in de richting van managementondersteuning.
- Beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Beheersing van applicaties zoals Microsoft Office en ervaring met archiefbeheersystemen.
- Bekendheid met digitale tools.
- Je kan en durft out of the box te denken en schroomt niet om werkzaamheden op te pakken.
- Je bent klantgericht en goed in plannen en organiseren.
- Je hebt integriteit hoog in het vaandel staan, voelt een organisatie als de Rijksoverheid goed aan.
- Je bent flexibel qua takenpakket en werktijden.
- Je houdt ervan om in een fijne sfeer samen te werken.
Het salaris bedraagt €2866 - €3564